HRMConnect is een online bibliotheek van Vanden Broele

GDPR-kwestie: mag een gemeenteraadslid een sollicitatiedossier (integraal) inkijken?

Wat zegt het Decreet over het Lokaal Bestuur over het inzagerecht van gemeenteraadsleden?

***

Art. 29. § 1. De gemeenteraadsleden hebben het recht van inzage in alle dossiers, stukken en akten, ongeacht de drager, die het bestuur van de gemeente betreffen. De gemeenteraadsleden kunnen een afschrift verkrijgen van die dossiers, stukken en akten. De vergoeding die eventueel wordt gevraagd voor het afschrift, mag in geen geval meer bedragen dan de kostprijs, onder voorbehoud van de toepassing van artikel 12, lid 5, en artikel 15, lid 3, van verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).
De briefwisseling gericht aan de voorzitter van de gemeenteraad en die bestemd is voor de gemeenteraad, wordt meegedeeld aan de gemeenteraadsleden.

[...]

§ 3. De gemeenteraad bepaalt bij huishoudelijk reglement de voorwaarden voor het inzagerecht en het recht van afschrift, en de voorwaarden voor het bezoekrecht aan de instellingen en diensten die de gemeente opricht en beheert.
§ 4. De gemeenteraadsleden, alsook alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de besloten vergaderingen van de gemeenteraad bijwonen, zijn tot geheimhouding verplicht.
Dit artikel doet geen afbreuk aan de mogelijkheid van strafrechtelijke vervolging van de gemeenteraadsleden, alsook van alle andere personen als vermeld in het eerste lid wegens schending van het beroepsgeheim, overeenkomstig artikel 458 van het Strafwetboek.
§ 5. Het inzagerecht en het bezoekrecht van de gemeenteraadsleden, vermeld in paragraaf 1 tot en met 3, geldt ook voor de autonome gemeentebedrijven van de gemeente.

 

Op het eerste gezicht blijkt uit deze tekst dat er geen beperkingen op de toegang van gemeenteraadsleden tot dossiers die betrekking hebben op de gemeente.

Maar: er moet vanuit worden gegaan dat de Vlaamse decreetgever door de invoering van het inzagerecht geen inbreuk wilde plegen op rechten die door hogere rechtsnormen worden gewaarborgd. In dit geval gaat het om enerzijds artikel 8 EVRM, artikel 22 van de Grondwet en artikel 7 van het Handvest van de EU Grondrechten en anderzijds om artikel 8 van het Handvest van de EU Grondrechten.

  • Artikel 8 EVRM, artikel 22 Gw. en artikel 7 Handvest garanderen de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
  • Artikel 8 Handvest garandeert de bescherming van de verwerking van persoonsgegevens.

Artikel 8 EVRM luidt als volgt:

“Geen inmenging van enig openbaar gezag is toegestaan in de uitoefening van dit recht, dan

  • voor zover bij de wet is voorzien en
  • in een democratische samenleving noodzakelijk is
  • in het belang van
    • de nationale veiligheid,
    • de openbare veiligheid of
    • het economisch welzijn van het land,
    • het voorkomen van wanordelijkheden en strafbare feiten,
    • de bescherming van de gezondheid of de goede zeden
    • of voor de bescherming van de rechten en vrijheden van anderen."

Artikel 7 en 8 Handvest EU Grondrechten: de begrenzingen zijn te vinden in artikel 52.1.

Beperkingen op de uitoefening van de in dit handvest erkende rechten en vrijheden moeten:

  • bij wet worden gesteld en de wezenlijke inhoud van die rechten en vrijheden eerbiedigen.
  • Met inachtneming van het evenredigheidsbeginsel kunnen alleen beperkingen worden gesteld indien zij noodzakelijk zijn en daadwerkelijk aan door de Unie erkende doelstellingen van algemeen belang of aan de eisen van de bescherming van de rechten en vrijheden van anderen beantwoorden.

Artikel 8 Handvest EU Grondrechten luidt als volgt:

  1. Eenieder heeft recht op bescherming van de hem betreffende persoonsgegevens.
  2. Deze gegevens moeten
    • eerlijk worden verwerkt,
    • voor bepaalde doeleinden en
    • met toestemming van de betrokkene of op basis van een andere gerechtvaardigde grondslag waarin de wet voorziet.

Eenieder heeft recht op toegang tot de over hem verzamelde gegevens en op rectificatie daarvan.

Een onafhankelijke autoriteit ziet toe op de naleving van deze regels.

 

Er moet evenwel rekening mee worden gehouden dat aan de gemeenteraad in bepaalde gevallen een beslissingsbevoegdheid toekomt om zich uit te spreken over bepaalde dossiers.

In dit geval: ruimer recht van toegang “voor zover dit noodzakelijk is in een democratische samenleving” voor de doeleinden opgesomd in artikel 8 EVRM.

Dus:

  • Als geen beslissingsbevoegdheid toegewezen is: geen toegang tot persoonlijke dossiers;
  • Als beslissingsbevoegdheid is toegekend: toegang tot persoonlijke dossiers: geen toegang tot gegevens die betrekking hebben op de persoonlijke levenssfeer tenzij ze van belang zijn voor de beoordeling van het betrokken dossier.

 

Kan een sollicitant ook vragen dat met zijn sollicitatie discreet wordt omgegaan en hoe loopt dat dan praktisch?

Hier geldt het need to know principe: als iemand geen noodzaak heeft omdat hij dit dossier dient te behandelen, dan kunnen enkel die personen toegang hebben tot deze persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is.

Het beroepsgeheim is maar één van de middelen om bescherming te bieden, maar het basisprincipe moet worden gerespecteerd: er kan maar worden verwerkt voor zover dit noodzakelijk is en dan ook enkel die persoonsgegevens die geen betrekking hebben op de persoonlijke levenssfeer (bv. burgerlijke stand, kinderwens of aantal kinderen, ….). Sommige gegevens zullen misschien wel achteraf moeten worden verwerkt eenmaal de persoon is aangeworven.

Het gaat om vrijwillig verstrekte informatie. Als de betrokkene vraagt om dit vertrouwelijk te behandelen, dan moet daar rekening mee worden gehouden – redelijke verwachtingen van de betrokkene.

Nog geen abonnement op HRMConnect? Neem contact op met ons voor een vrijblijvende demo of offerte

 

Deel deze update via LinkedIn
Deel deze update via Facebook
Deel deze update via Twitter
Deel deze update via e-mail

Al onze nieuwsberichten in uw mailbox?

Schrijf u in op onze gratis nieuwsbrief en blijf op de hoogte van nieuwe regelgeving, relevante actualiteit, niet te missen opleidingen en studiedagen, ...