Een functiebeschrijving bestaat uit drie delen:
- De identiteitskaart: de titel van de functie of de rol, plaats in de organisatie (departement / divisie / dienst / ...), eventueel niveau en eventueel een jobcode zodat de functie snel kan worden teruggevonden.
- Het werkgedeelte van de functiebeschrijving: met een beschrijving van de verantwoordelijkheden (soms ook resultaatsgebieden genoemd) en de voorbeeldtaken (noot: een taak is het kleinste onderdeel van een functie).
- Het competentiegedeelte / competentieprofiel: met een beschrijving van de kenniscompetenties en de gedragscompetenties die nodig zijn om het werkgedeelte goed te kunnen invullen.
Het opmaken van de functiebeschrijving gebeurt dan ook door eerst de ‘identiteitskaart’ in te vullen, en daarna – via documenten of gesprekken (met de leidinggevende, met een functiehouder (zoals men dit noemt) – een beeld te krijgen van het werkgedeelte. De verantwoordelijkheden zouden volledig moeten zijn, de voorbeeldtaken ter ondersteuning van het verantwoordelijkheidsgebied zijn voorbeelden (liefst representatief).
Voor de keuze van de competenties kunnen we zeggen dat de kenniscompetenties best duidelijk en toch breed omschreven moeten worden. Denk hier goed over na. Gaat het om kennis die men dient te verwerven tijdens de uitvoering van de job of vooraf? In onze ‘opzoekmaatschappij’ kunnen we heel veel kennis snel en goed vinden via diverse kanalen, dus check goed of de kennis echt op voorhand aanwezig moet zijn.
De gedragscompetenties komen best uit een competentiewoordenboek waarvan je er heel wat op het internet vindt. Het voordeel om een ‘woordenboek’ te nemen als basis, is dat iedereen dan de competentie op dezelfde wijze kan interpreteren. Kijk bij de keuze vooral naar die competenties die hét verschil maken. Ik zie nog vaak stressbestendigheid als competentie verschijnen, maar ik vrees dat dit een competentie is die in elke functie belangrijk is. Geef ook aan dat elke functiebeschrijving steunt op enkele basispijlers of basiswaarden zoals vertrouwen en betrouwbaarheid, integriteit, eerlijkheid, samenwerken, kunnen omgaan met stress enzovoort. Dat zijn de ‘poorten’ voor elke functie, die vaak linken aan de organisatiewaarden.
