Heel veel onder ons – misschien noem jij het zelfs ‘vergaderitis’ – vergaderen zeer vaak en ook zeer lang. Misschien te veel, te lang, maar als we vergaderen dan is het hopelijk wel efficiënt en effectief.
Om een vergadering professioneel en dus procesmatig correct en doelgericht te laten verlopen zijn er minimum 4 vergaderrollen nodig nl.
- de voorzitter : hij/zij zit de vergadering voor, coördineert de agenda en volgt deze op in de vergadering, heeft zeker ook heel wat oog voor de groepsdynamische aspecten, en zorgt dat de doelen van de vergadering op een mens- en doelgerichte wijze behaald worden
- de time – keeper (de tijdsbewaker) : hij/zij volgt – in samenspraak met de voorzitter – de tijd, en geeft aan waar de vergadering tijdsmatig ‘zit’. Ofwel geeft hij/zij aan waar men zit met de tussentopics ofwel met de eindtiming.
- de notulist (verslagmaker) : hij/zij maakt het verslag, ook in afspraak met de voorzitter. Deze rol is geen ‘pineutenrol’ (voor diegene die het laatst is binnengekomen of diegene die te laat is, enz.), maar is de rechterhand van de voorzitter, die mee samenvat, checkt wat er precies genotuleerd wordt, enz. Er worden dus zeker ook afspraken op voorhand gemaakt naar ‘hoe notuleren’ b.v. letterlijk of alleen de beslissingen, of alleen de acties, enz.
- de deelnemer : hij/zij neemt constructief deel, en creëert vanuit zijn/haar expertise een meerwaarde aan de vergadering. Hij/zij doet geen mini-meetings in de ‘grote’ vergadering, wringt niet tegen, maar denkt kritisch – constructief mee, en draagt mee bij tot de doelen van de vergadering.
Deze rollen zijn essentieel, en elke vergadering, hoe kort / lang ze ook duurt, of ongeacht hoeveel mensen er aanwezig zijn, dient deze rollen te bevatten. Een gebrek aan het invullen van één (of meer) van die rollen, laat zich onmiddellijk voelen.
De rol van voorzitter en notulist kunnen moeilijk in 1 persoon ‘zitten’, ook al gebeurt dit praktisch wel vaak. Dan doet men het ‘ene’ of het ‘andere’, maar niet de twee zaken tegelijkertijd. ‘Multitasken bestaat niet’ (zegt het boek van Dave Crenshaw), dus die twee rollen zijn niet op hetzelfde moment te combineren.
De andere rollen zijn wel combineerbaar, maar zijn soms moeilijk in één persoon te ‘plaatsen’ b.v. die van deelnemer en voorzitter. Een voorzitter die te veel ‘deelnemer’ is, gaat soms een bespreking sterk impacteren.
Soms is een bepaalde rol ook niet in de lijn van de sterktes van een vergaderdeelnemer b.v. iemand die het lastig heeft met het volgen van de tijd, zal best niet in de time-keepersrol komen, tenzij men graag wilt ‘oefenen’ naar meer tijdgevoeligheid.
