Een exitgesprek is een gesprek met een vertrekkende medewerker (die zelf heeft beslist om te vertrekken), en wordt gevoerd door de personeelsdienst (hrm dienst). Het gesprek vindt meestal plaats in de laatste week van iemands tewerkstelling in de organisatie. Het is een gesprek dat vooral focust op wat een organisatie kan leren om in de toekomst (nog) beter met de eigen medewerkers om te gaan. Het is een vrijblijvend gesprek, dus je kan iemand niet verplichten om op de uitnodiging in te gaan.
De bedoeling van het gesprek is absoluut niet om iemand te overhalen om te blijven. Integendeel, het is een gesprek waarin men probeert te achterhalen waarom iemand vertrekt, wat men als organisatie beter kan doen, en wat men dus kan leren uit de voorbije samenwerking.
Het is ook een gesprek waarin men – als er een goede relatie was tussen de medewerker en de organisatie – deze positieve relatie ook wilt behouden.
Belangrijk is dat men vanuit de personeelsdienst dit gesprek voorbereid door b.v. in het personeelsdossier te checken hoelang iemand gewerkt heeft in de organisatie, welke verschillende functies / rollen hij/zij opnam, welke trainingen iemand volgde, of er bepaalde afwezigheden waren, enz.
In het gesprek zelf staan eigenlijk steeds 4 vragen centraal (en de medewerker beslist of hij/zij hierop ingaat) :
- Hoe heeft de medewerker zijn/haar tijd in de organisatie ervaren, en zeker bij iemand die al lang(er) in dienst was : hoe ervoer iemand de laatste 2 à 3 jaar in de organisatie ?
- Wat is er goed in de organisatie, in het team, de dienst, enz.
- Wat kan er (veel) beter ? Wat zijn echte aandachtspunten aldus de medewerker ? Wat kan de organisatie leren ?
- Wat is dé reden van vertrek ?
Eventueel kan men meer specifiek ingaan op de diverse ‘facetten’ die ook in een psychosociale risico-analyse worden bevraagd nl.
- de werkinhoud
- de werkrelaties
- de werkomstandigheden (materiaal, omgeving, enz.)
- de werkvoorwaarden (loon, verlof, thuiswerk, enz.)
- de werkorganisatie (o.a. de planning).
Alle informatie vanuit de diverse exitgesprekken wordt door de personeelsdienst anoniem verwerkt en idealiter wordt er regelmatig aan het Managementteam en/of Algemeen Directeur over gerapporteerd, zodat men als organisatie echt kan leren uit de medewerkers die vertrekken. Het is hun extraatje voor de organisatie, en – los van het emotionele in vele exitgesprekken – hoort men dankbaar te zijn voor de input, feedback en visies van de vertrekkende medewerkers.
