Een 
modern aanwezigheidsbeleid is essentieel voor het effectief beheren en het verminderen van afwezigheden op de werkvloer, en voor het stimuleren van de positieve werkbeleving, de motivatie en de energie van de medewerkers.
In de huidige werkomgeving, waar onder andere de werk-privébalans en het welzijn van werknemers steeds belangrijker worden, en waar – uiteraard – ook de kwaliteit van het werk en (top)resultaten essentieel zijn, moet het aanwezigheidsbeleid zich aanpassen aan deze uitdagingen.
Hierna volgen (minimum) vijf kenmerken van een modern aanwezigheidsbeleid:
- Preventieve maatregelen. Een modern beleid richt zich niet alleen op het aanpakken van afwezigheid nadat het zich voordoet, maar ook én vooral op het voorkomen ervan. Het biedt werknemers de ondersteuning en de middelen om hun welzijn en gezondheid te bevorderen, zoals gezondheidsprogramma’s, flexibele werktijden en psychologische ondersteuning.
- Maatwerk. Een modern beleid erkent dat de redenen voor afwezigheid divers kunnen zijn, waaronder ziekte of persoonlijke omstandigheden. Andere redenen kunnen sterk werkgerelateerd zijn (bv. conflicten op de dienst, werkbelasting, prehistorisch leiderschap enz.). Een sterk beleid biedt werknemers de mogelijkheid om op verschillende manieren hun taken uit te voeren, zoals telewerken of aangepaste werktijden, en gaat ook tools, aanpakken enzovoort voorzien om werkgerelateerde stressoren aan te pakken en te bespreken.
- Cultuur van vertrouwen en open communicatie. Een open cultuur waarin werknemers zich veilig voelen om hun zorgen en behoeften te uiten is van cruciaal belang. Leidinggevenden en HR moeten in contact staan met medewerkers om mogelijke problemen vroegtijdig te identificeren en oplossingen te bespreken en toe te passen. In zo’n cultuur passen bijvoorbeeld ook workshops en een-op-eengesprekken om moeilijke topics bespreekbaar te maken en medewerkers te ondersteunen in werkbaar werk en een werkbare werkomgeving.
- Gegevensgestuurde besluitvorming (HR-analytics). Een modern aanwezigheidsbeleid maakt gebruik van data-analyse om trends in afwezigheid te identificeren en de oorzaken ervan te begrijpen. Door deze gegevens te gebruiken kunnen organisaties gerichte interventies ontwikkelen om de afwezigheid te verminderen en de energie, de positieve drive en de inzet te versterken.
- Terugkeerbegeleiding. Het beleid omvat een gestructureerd proces voor werknemers die na een periode van afwezigheid terugkeren naar het werk. Dit omvat mogelijkheden voor re-integratie, aanpassing van taken en eventuele aanpassingen aan de werkplek om een soepele overgang te garanderen. Maak de drempel om terug te keren zo laag mogelijk zodat medewerkers aangemoedigd worden om met goesting terug aan de slag te gaan. Kaart het ook aan als mensen terugkeren en duidelijk laten merken dat het hen niet aanstaat. Maak dit bespreekbaar met hen, niet één keer, maar regelmatig. Als teruggekeerde werknemers laten blijken dat ze er fysiek wel zijn, maar niet echt mentaal, kaart dit dan kordaat en duidelijk met hen aan en kijk wat er gedaan kan worden, langs beide kanten, om elkaar toch terug te vinden. En anders … moeten er beslissingen genomen worden.
Een modern aanwezigheidsbeleid zet dus zeker het welzijn van werknemers centraal en erkent dat de gezondheid en tevredenheid van werknemers van invloed zijn op de dienstverlening, de productiviteit en het succes van een organisatie. Door proactief en ondersteunend te zijn kan een modern beleid de afwezigheid verminderen en een positieve werkomgeving bevorderen.
