De medewerkers op de hr-afdeling hebben veel het gevoel dat “de personeelsdienst het vaak gedaan heeft”, “dat ze weer de pineut zijn” of “dat ze niet begrepen worden”. Ze vinden dat ze nogal eens een slecht of negatief imago hebben.
Hieronder enkele tips om het imago van de personeelsdienst op te krikken of te versterken (want ze doen heel sterk werk):
- Transparante communicatie. Zorg voor open, duidelijke, regelmatige en transparante communicatie met medewerkers en leidinggevenden. Verstrek duidelijke en correcte informatie over de hr-processen, het beleid en de procedures. Organiseer regelmatig bijeenkomsten of gebruik interne communicatiekanalen om medewerkers op de hoogte te houden van relevante updates en initiatieven. Denk, spreek en schrijf vanuit de ‘schoenen’ van de interne klanten (en niet vanuit de hr-schoenen).
- Klantgerichte benadering. Behandel medewerkers als interne klanten. Luister naar hun behoeften, vragen en feedback en reageer snel en vriendelijk. Zorg ervoor dat hr-medewerkers benaderbaar, bereikbaar en gekend zijn en een positieve houding hebben bij het omgaan met personeelszaken. Zichzelf negatief uitlaten over de eigen dienst, het eigen werk of de eigen leidinggevende komt niet professioneel over.
- Innovatie en digitalisering. Investeer in hr-technologie en automatisering om processen efficiënter te maken, zeker de basisprocessen. Een gebruiksvriendelijk en up-to-date HRIS (Human Resources Informatie Systeem) kan de werknemersbeleving verbeteren en zorgen voor een aangenamere en soepelere interactie met hr. Wees daarnaast ook live een adviseur die leidinggevenden en medewerkers kan ondersteunen in complexe zaken.
- Professionaliteit en deskundigheid. Zorg ervoor dat alle hr-medewerkers goed opgeleid zijn en beschikken over de juiste expertise om leidinggevenden en medewerkers te ondersteunen. Dat is niet altijd gemakkelijk want er verandert vaak veel (qua wetgeving en tools). We zitten ook op een breed terrein: van de hr-strategie naar de operationele hr-zaken en het personeelsbeheer (administratie). Iedere medewerker moet zich upskillen om bij te blijven en te evolueren.
- Eigen structuur. Zorg dat de structuur van de personeelsdienst duidelijk en gekend is. Wie is waarvoor verantwoordelijk? Wat doet men wel? Wat doet men niet? Het organogram van de personeelsdienst en de wijze van invulling van de rollen is key in het neerzetten van een goed imago.
- Spreek de taal van de organisatie en de klanten. Het is heel belangrijk dat de personeelsmedewerkers de taal van de organisatie begrijpen en spreken. Dat ze kunnen meepraten met het beleid, inzicht hebben in de financiële stromen, processen en tools. Dat ze zowel met het managementteam, met de medewerker van de groendienst als met de medewerker burgerzaken in een professioneel gesprek kunnen stappen. Geen hr-taal, wel organisatieleden-taal. Dat is belangrijk en schept vertrouwen.
Door deze tips te volgen kan de personeelsdienst of hr-afdeling het eigen imago verbeteren en zich positioneren als een waardevolle partner binnen de organisatie. Een positief imago zal de betrokkenheid van medewerkers vergroten en bijdragen aan het aantrekken van talent voor de organisatie.
