Heel veel werknemers hebben veel werk op de plank liggen. We willen graag veel doen, veel afgewerkt hebben en veel in orde hebben. Dat geeft meestal een goed gevoel. Een dag met afgehandelde zaken of taken is een dag die een tevreden gevoel nalaat. Het plannen van deze zaken of taken is daarbij een kernactiviteit. Hierbij een zevental tips om het werk goed te plannen, met het oog op zaken die vlot afgewerkt geraken.
- Maak een takenlijst of een to-dolijst. Begin met het maken van een lijst van alle taken die je moet voltooien.
Wees hierin vrij gedetailleerd want een grote taak wordt anders een grote olifant. Het is dus zaaks om die olifant in kleine stukjes te verdelen zodat je achteraf ook duidelijke tijden kan zetten bij de deeltaken. Want een takenlijst zonder een duur voor elke taak is eigenlijk niet zo nuttig. De tijden geven immers aan hoeveel tijd je inschat voor elke taak. Die inzichten zijn essentieel om taken te kunnen plaatsen in een bepaalde halve of volledige dag. - Prioritiseer taken. Bepaal welke taken het belangrijkst zijn en welke minder urgent zijn. Gebruik prioriteiten zoals hoog, gemiddeld en laag om je te helpen focussen op wat echt belangrijk is.
- Stel doelen. Dit zijn concrete en heldere doelen voor jezelf. Deze doelen kunnen je helpen je taken beter te begrijpen en je motivatie hoog te houden. Wat wil je vandaag, morgen of deze voormiddag klaar hebben of waarmee wil je zeker gestart zijn? Wat wil je bereikt hebben na deze voormiddag? Doelen richten onze energie en geven focus.
- Maak een planning. Plan je dag, week en maand in detail. Gebruik een agenda of planningstool (zoals Outlook) om je taken in te plannen en rekening te houden met deadlines. In de planning zet je ook automatisch wat je wanneer gaat doen en hoeveel tijd die actie kost. Zet dus in een planning niet alleen jouw deadlines, maar ook jouw actietijden.
- Hou rekening met je energieniveau. Plan zware of complexe taken op momenten in waarop je het meest alert en productief bent. Bewaar minder veeleisende taken voor wanneer je energieniveau lager is. De meeste mensen zijn in de voormiddagen energieker dan in de namiddagen, maar zoals aangegeven: kijk naar jouw energiecyclus doorheen de dag en hou hiermee rekening bij het inplannen van zaken.
- Vermijd afleidingen. Identificeer wat je afleidt en probeer deze bronnen van afleiding te verminderen. Dit kan onder andere betekenen dat je notificaties uitschakelt (bv. van mails) of een rustige werkplek creëert.
- Evalueer je planning. Doe dit regelmatig om ervoor te zorgen dat je op schema ligt en aanpassingen kunt maken als dat nodig is.
Door deze tips te volgen kun je je werk effectiever plannen en je productiviteit verbeteren. Het helpt je om georganiseerd te blijven en stress te verminderen. Zo krijgt je werkdag meer voldoening en maak je deze ook aangenamer.
