Een nieuwe start, een nieuw begin …
In deze nieuwjaarsweek past dit thema wel. Hoe onthalen we onze nieuwe collega’s of medewerkers het best? We hebben vaak heel wat inspanningen gedaan om een gepaste medewerker te vinden en dan is het ook heel belangrijk om hem of haar een mooie, aangename start te kunnen bieden.
Hierna volgen 10 tips voor het onboarden en verwelkomen van de nieuwe medewerkers.
- Maak een welkomstprogramma. Ontwikkel een gestructureerd welkomstprogramma dat de eerste dagen, weken en maanden van een nieuwe medewerker omvat. Het is belangrijk om in dit programma al contacten te voorzien voorafgaand aan de eerste werkdag.
- Bereid de eerste dag voor. Zorg ervoor dat de werkplek, computer en benodigde tools (zoals werkkledij of software) gereed zijn voor de nieuwe medewerker op de eerste werkdag.
- Introduceer het team. Laat de nieuwe medewerker kennismaken met de collega's en stel hem of haar voor aan de verschillende afdelingen en teams. Wees er wel alert voor dat je dit niet allemaal doet op de eerste werkdag. Gemiddeld onthoudt een nieuweling ongeveer drie à vijf namen. Er komt immers al veel informatie op hem of haar af, vooral op de eerste werkdag.
- Stel een mentor, peter of meter aan. Wijs een ervaren medewerker aan als mentor, peter of meter voor de nieuwkomer om deze te helpen bij het integreren in het team en de organisatiecultuur. Naast de personeelsdienst, de leidinggevende en het team kan een mentor, peter of meter echt bijdragen tot de integratie van de nieuwe collega. Zorg er wel voor dat de mentor, peter of meter weet wat er verwacht wordt (bv. de job uitleggen of de nieuwe medewerker verwelkomen of …).
- Zorg voor een goede introductie in de organisatiecultuur. Leg de organisatiecultuur (geschreven en ongeschreven zaken) en waarden uit. Help de nieuwe medewerker te begrijpen hoe ze passen in het grotere geheel, in het omgaan met elkaar, in het aanpakken van het werk of in de omgang met de burgers. Leg ook de belangrijkste procedures, beleidsregels en processen uit.
- Creëer duidelijke verwachtingen. Definieer de functie en de verwachtingen van de nieuwe medewerker in termen van doelen en verantwoordelijkheden. Dit is een taak van de leidinggevende, die er niet mag van uitgaan dat dit al duidelijk was vanuit het selectieproces. Bespreek hoe het werk en de geleverde prestaties worden geëvalueerd en hoe en wanneer er feedback wordt gegeven.
- Bied training en ontwikkeling aan. Bied relevante trainingen en ontwikkelingsmogelijkheden om de benodigde vaardigheden en kennis te verwerven. Dat is belangrijk voor elke nieuweling, ook heel ervaren mensen hebben nood aan gepaste trainingen en ontwikkelingsmogelijkheden.
- Verduidelijk de communicatiekanalen. Wijs de nieuwe medewerker op de verschillende communicatiemiddelen binnen de organisatie en binnen het team. Geef aan hoe er zowel mondeling als schriftelijk binnen de organisatie en binnen het team wordt gecommuniceerd.
- Zorg voor continu check-ins. Voer regelmatige follow-upgesprekken om de voortgang te bespreken en eventuele zorgen aan te pakken. Dit is zowel voor de leidinggevende belangrijk, die de integratie in het werk en in het team bekijkt, als voor de personeelsdienst, die bijvoorbeeld via socialisatiegesprekken bespreekt of het onthaal goed loopt, of er bekommernissen zijn enzovoort.
- Voorzie netwerking in het hele onthaalgebeuren. Het blijft immers belangrijk dat nieuwe medewerkers anderen leren kennen in de organisatie. Voorzie actief, bewust en onderbouwd netwerking met de diverse diensten en collega’s waarmee de nieuwe medewerker regelmatig contact heeft en zal hebben.
Kortom: een doordachte onboarding zorgt voor een soepele overgang voor nieuwe medewerkers, versterkt hun betrokkenheid en helpt hen sneller productief te zijn binnen de organisatie. Het is essentieel dat het onthaalproces wordt opgezet vanuit de schoenen van de nieuwe medewerker en niet vanuit de schoenen van de personeelsdienst of het team. Eén van de grote fouten als men vanuit de ‘verkeerde schoenen’ mensen onthaalt, is een overload aan informatie, die misschien voor de organisatie, personeelsdienst of dienst preventie wel belangrijk is, maar die zwaar op de maag ligt van de nieuwe medewerker, zeker op de eerste dag of in de eerste week. Het spreiden van informatie – vanuit het oogpunt van de starter bekeken – is dan ook een must.
