Een verzuimgesprek is een gesprek tussen een leidinggevende en een medewerker over het verzuim van de werknemer.
Het is een algemene term, die vaak gebruik wordt, maar eigenlijk is er niet één ‘algemeen verzuimgesprek’.
Er zijn immers diverse types:
- een verzuimgesprek naar aanleiding van herhalende afwezigheden;
- een verzuimgesprek naar aanleiding van een bepaalde gebeurtenis (zoals een stevige ruzie tussen collega’s);
- een verzuimgesprek (eerder een terugkeergesprek) na een langdurige afwezigheid;
Het doel (en de aanpak) van dit gesprek hangt dan ook (deels) af van het type gesprek.
Hierna zullen we enkele stappen bespreken die in het gesprek kunnen of best worden gezet naar aanleiding van repetitieve afwezigheid of naar aanleiding van een bepaalde gebeurtenis (zoals een hevige ruzie waardoor iemand afwezig is of was).
Het is belangrijk om vanuit de personeelsdienst maximale steun en ondersteuning te bieden aan de leidinggevenden bij dit soort gesprekken. Er is vaak wat schroom bij de leidinggevenden om deze gesprekken te voeren, waardoor ze ofwel niet, ofwel omfloerst worden gevoerd, ofwel uitgesteld worden.
Om de leidinggevenden goed en professioneel te adviseren, geven we hier als steun de volgende structuur weer van een verzuimgesprek:
- Voorbereiding
Verzamel informatie over het verzuim, zoals de duur, de frequentie en de context (bv. bepaalde periode van het jaar of tijdens schoolvakanties of …). Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van het verzuimbeleid van de organisatie en van de mogelijke zaken die je mag of moet doen als leidinggevende. Plan het gesprek op een rustig moment waarop beide partijen voldoende tijd hebben (dus niet net voor het naar huis gaan van één van de gesprekspartners).
- Start positief
Begin het gesprek met een vriendelijke begroeting en geef het doel van het gesprek aan. Waardeer de aanwezigheid van de medewerker en bedank hem of haar voor het komen.
- Bespreek het verzuim en de impact ervan
Zoals je (vermoedelijk) wel weet, mag je wettelijk gezien geen informatie vragen over iemands medische situatie. Geef daarom aan wat je gezien hebt qua frequentie of specificiteiten van de afwezigheden (bv. vanuit de verzuimcijfers) en geef aan dat je je zorgen maakt. Bij een bepaalde gebeurtenis (bv. ruzie of moeilijk gesprek) kan je hiernaar verwijzen en aangeven dat je dit begrijpt maar de reactie niet ok vindt, en ook dat je de impact op het team wil toelichten. Toon empathie (dit is geen sympathie!). Oordeel of veroordeel niet. Luister actief en empathisch.
- Indien gepast: leg het verzuimbeleid (of het aanwezigheidsbeleid) van de organisatie uit
Indien nodig (bv. bij een vermoeden van zwart verzuim) kan je het verzuimbeleid uitleggen en aangeven wat iemand kan, mag of moet doen of net niet … Let ook hier op voor vooroordelen, veroordelingen of andere bias.
- Bied ondersteuning aan
Vraag of er manieren zijn waarop de organisatie kan helpen. Geef aan dat hij of zij nodig is in het werk en dat je hem of haar belangrijk vindt in het team. Bespreek mogelijke aanpassingen in het werk of eventuele andere vormen van ondersteuning (indien dit kan en passend is).
- Maak afspraken
Maak duidelijke afspraken over hoe het verzuim wordt opgevolgd en geef aan dat dit tweeledig is: 1. uit bezorgdheid maar ook 2. in functie van het belang van het team en de dienstverlening.
- Documenteer het gesprek
Maak notities van de belangrijkste punten die tijdens het gesprek zijn besproken. Documenteer eventuele afspraken die zijn gemaakt.
- Eindig positief
Sluit het gesprek af met vertrouwensvolle woorden en met de melding dat je zeker beschikbaar bent bij zorgen of problemen.
- Volg op
Plan indien nodig vervolggesprekken in om de voortgang te bespreken. Houd de communicatielijnen open.
Noot: Onthoud dat het belangrijk is om empathie te tonen en om de privacy van de werknemer te respecteren. Elke situatie is uniek. Pas de benadering daarom aan op basis van de specifieke omstandigheden.
