Een heel vervelende situatie, die zowel vanuit leidinggevend standpunt, als vanuit de medewerkers wel eens voorkomt. Iemand komt je iets in vertrouwen vertellen en geeft ergens aan dat er iets mee moet gebeuren, maar vermeldt ook heel duidelijk dat je niet naar hen mag verwijzen, dat je met andere woorden geen namen mag noemen. Hoe ga je hiermee om? Enkele tips:
- Toon begrip en luister actief. Laat de medewerker weten dat je de zorgen serieus neemt. Luister aandachtig naar wat ze te zeggen hebben en probeer een duidelijk beeld te krijgen van het probleem.
- Vaak komen mensen iets vertellen en geven ze de indruk of zeggen ze expliciet dat er iets mee moet
gebeuren, maar eigenlijk komen ze ventileren. Pols in welke mate iemand vooral emotioneel komt vertellen of dat men effectief iets wil (laten) veranderen. - Geef aan dat je – indien dat zo is – hiermee iets wil doen, maar niet anoniem. Het is immers niet ok om ‘vaag te verwijzen’ naar iemand. Je moet – ook als leidinggevende en vanuit de hr-dienst – in de ik-vorm kunnen spreken en dus echt wel met iets concreets aan de slag kunnen gaan. Een vage verwijzing naar ‘iemand die iets gezegd of gemeld heeft’, is niet professioneel.
- Indien je vermoedt dat er een echt probleem is, dan kan dit je focus beïnvloeden. Je kan bijvoorbeeld meer informatie beginnen te zoeken rond iets of iemand, je kan bewuster observeren of je kan feiten en cijfers opsnorren (bv. rond vertrekkers in een team of rond verzuim).
- Geef advies over stappen die de medewerkers zelf kunnen nemen. Moedig de medewerker aan om eventuele zaken die binnen hun controle vallen zelf aan te pakken (bv. een collega zelf aanspreken).
- Monitor de situatie. Hou de situatie in de gaten en vraag de medewerker om eventuele verdere ontwikkelingen met je te delen als ze dat willen. Bied aan om op de hoogte te blijven van de situatie, om op te volgen of er geen impasse of explosie komt.
- Zorg voor een open cultuur. Beklemtoon dat jullie organisatie een open cultuur aanmoedigt. Moedig een open communicatie aan en benadruk het belang van een gezonde werkcultuur.
Hr-professionals (maar ook leidinggevenden die hiermee geconfronteerd worden) worstelen vaak met een serieus dilemma tussen ‘er iets mee doen’ en ‘de vertrouwelijkheid respecteren’. Het is wel belangrijk dat je zelf vanuit de hr-dienst niet het slachtoffer wordt van situaties waarin mensen hun ei bij jou komen leggen, maar zelf geen eigenaarschap willen opnemen voor de moeilijke communicatie. Zelfzorg is in dit soort situaties essentieel!
