Veel lokale besturen hebben al heel wat veranderingen doorgemaakt de laatste jaren. Denken we aan de grote veranderingen bij de integratie tussen de gemeente of de stad en het OCMW, de introductie van diverse technologische tools (zoals werken op afspraak of Microsoft Teams), de mogelijke structurele veranderingen en wijzigingen in werkprocessen en de wetgeving, de impact van het hybride werken enzovoort.
Om nog niet te spreken van mogelijke collega’s die vertrokken zijn en de daaruit volgende zoektocht naar nieuwe collega’s.
Het aanpakken van verandermoeheid binnen onze lokale overheidsorganisaties vereist een zorgvuldige, empathische en strategische benadering. Hieronder volgen diverse concrete tips om medewerkers die tekenen van verandermoeheid vertonen effectief te ondersteunen:
- Erken de verandermoeheid. De eerste stap is het erkennen van verandermoeheid als een legitiem probleem.
Dit houdt in dat leidinggevenden en collega’s openlijk erkennen dat de voortdurende veranderingen stress en ongemak kunnen veroorzaken. Dit kan door middel van teambijeenkomsten of een-op-eengesprekken. Dat betekent dus ook dat mensen met verandermoeheid niet sowieso als problematisch worden bestempeld, maar dat de veelheid van veranderingen wel hun impact hebben en dat dit als zodanig wordt erkend. - Communicatie en transparantie. Zorg voor heldere, consistente en transparante communicatie – via diverse kanalen b.v. het intranet, mails, maar ook ‘live’ bijeenkomsten - over de veranderingen. Leg het waarom achter de veranderingen uit en hoe deze bijdragen aan de bredere doelen van de organisatie of waarom men deze dient te implementeren.
- Bied training en ondersteuning aan. Zorg voor adequate training en ondersteuningsbronnen om medewerkers te helpen zich aan te passen aan nieuwe systemen, processen of verwachtingen. Dit kan variëren van technische training tot workshops over verandermanagement tot het leren van de nodige soft skills.
- Creëer ruimte voor feedback. Stel mechanismen in waar medewerkers feedback kunnen geven over het veranderingsproces. Dit kan bijvoorbeeld via enquêtes of interactieve workshops.
- Betrek medewerkers bij de veranderingen. Actieve betrokkenheid van medewerkers bij het plannen en implementeren van veranderingen kan het gevoel van eigendom, eigenaarschap en controle verhogen, wat de weerstand tegen verandering kan verminderen.
- Waardering en erkenning. Erken en waardeer medewerkers die zich aanpassen aan en betrokken zijn bij veranderingen (bv. de introductie van een nieuw softwaresysteem). Dat kan via een bedankingsbriefje of -kaart, een vermelding in een teamvergadering of een vermelding op het intranet.
- Beheer van werklast. Voorkom overbelasting door de werklast te beheren en waar nodig extra ondersteuning te bieden. Dit kan inhouden dat sommige projecten tijdsmatig anders worden ingepland (bv. een ruimere timing), dat tijdelijke teams worden gevormd om de druk te verlichten of dat een externe ondersteuner komt helpen.
- Ondersteun het welzijn van de medewerkers. Investeer in welzijnsprogramma’s zoals workshops over stressmanagement, mindfulness-sessies enzovoort.
- Vier kleine successen. Vier de kleine successen in het veranderproces en sta erbij stil. Dat helpt om een positieve sfeer te creëren en toont aan dat er vooruitgang wordt geboekt, zelfs als het langzaam gaat.
Door deze stappen te volgen, kunnen lokale overheidsorganisaties een ondersteunende omgeving creëren die medewerkers helpt om om te gaan met verandermoeheid en hen stimuleert om deel te nemen aan het veranderingsproces. Het is belangrijk te onthouden dat verandermoeheid niet van de ene op de andere dag kan worden opgelost en dat een aanhoudende inspanning en betrokkenheid van het management(team), het beleid en de collega’s noodzakelijk zijn om een positieve veranderingscultuur te bevorderen.
