Heel wat lokale besturen zijn bezig met de invoering van feedbackgesprekken – en in meer uitzonderlijke situaties – functionerings- en evaluatiegesprekken. Maar de basis van al deze medewerkersgesprekken is het planningsgesprek. Zonder het planningsgesprek is een evaluatiegesprek (stel: met een negatieve conclusie) niet geldig, want de medewerker kan formeel aanhalen dat hij de verwachtingen niet expliciet verteld heeft gezien.
Wat is een planningsgesprek?
Een planningsgesprek is een gestructureerde dialoog tussen een medewerker en zijn of haar leidinggevende, gericht op het vaststellen van de functie-inhoud, de (jaar)doelen, verwachtingen en plannen voor een bepaalde periode, meestal het komende jaar. Het is een essentieel onderdeel van elke gesprekscyclus en helpt bij het aligneren van de individuele realisaties en prestaties met de strategische richting en doelen van de organisatie.
Structuur van het planningsgesprek
- Opening. Begin met een informele, open dialoog om een ontspannen sfeer te creëren. Bevestig het doel + de timing van het gesprek en geef zeker aan dat de inbreng van de medewerker belangrijk is.
- Functiebeschrijving. Beschrijf deze zeker bij een nieuweling of bij nieuwe verantwoordelijkheden vrij gedetailleerd zodat deze duidelijk zijn voor de medewerker.
- Jaardoelstellingen. Het is bijzonder handig, nuttig en richtinggevend als men – naast en in parallel met de functiebeschrijving – jaardoelen kan bespreken voor de komende periode. Zorg dat deze SMART zijn: specifiek – meetbaar – acceptabel – realistisch – tijdsgebonden.
- Ontwikkelingsbehoeften. Bespreek welke competenties (kennis, vaardigheden enz.) de medewerker nodig heeft om de functie-inhoud + doelen te bereiken en hoe de organisatie hierbij kan ondersteunen. Bespreek opleidingen, ondersteuning (van de leidinggevende) of mogelijke literatuur.
- Afsluiting. Eindig het gesprek met een samenvatting van de besproken punten en bevestig de vervolgstappen.
Enkele tips voor het voeren van een planningsgesprek
- Voorbereiding. Zowel de leidinggevende als de medewerker dienen het gesprek goed voor te bereiden. Dit omvat het doorlezen van de functiebeschrijving, het overwegen van (nieuwe) jaardoelen en het reflecteren op professionele ontwikkelingsbehoeften.
- Open en eerlijke communicatie. Moedig een open dialoog aan waarbij beide partijen hun mening en verwachtingen kunnen uiten. Eerlijkheid is cruciaal om alles realistisch en haalbaar te maken of houden.
- Persoonlijke ontwikkeling. Richt het gesprek zeker ook op de persoonlijke en professionele groei van de medewerker. Bespreek mogelijkheden voor training of vaardigheidsontwikkeling, in functie van de verdere uitbouw van de job en van de invulling van de (jaar)doelen.
Mogelijke valkuilen
- Onvoldoende voorbereiding. Zonder een goede voorbereiding kunnen gesprekken oppervlakkig blijven en essentiële punten missen.
- Eenzijdige communicatie. Het gesprek moet een dialoog zijn, geen monoloog. Beide gesprekspartijen moeten actief deelnemen.
- Onrealistische doelstellingen. Het stellen van onhaalbaar lijkende (jaar)doelen kan demotiverend werken en leiden tot teleurstellingen, demotivatie en het afhaken van de medewerker. Hij of zij moet ook het gevoel hebben om controle te hebben over zijn of haar job en de doelen.
- Gebrek aan follow-up. Zonder regelmatige follow-up (bv. via een-op-eengesprekken of duogesprekken) kunnen de gemaakte afspraken in het gedrang komen.
Een effectief planningsgesprek vereist aandacht, voorbereiding en de bereidheid om open en eerlijk te communiceren. Door een duidelijke structuur te volgen en valkuilen te vermijden, kunnen leidinggevenden en medewerkers samenwerken om een positieve impact te creëren.
