Als nieuwe medewerkers in een organisatie arriveren, dan wordt er tegenwoordig gelukkig vaak een onthaaltraject voorzien. Dat kan gaan van heel uitgebreid (rondleiding, info geven, onthaaldag, onthaaltraject met actieplan enz.) tot een mini-aanpak (info geven, rondleiding en dan naar het team). Maar ook een pre-onthaaltraject (dus voorafgaand aan de eerste werkdag) is belangrijk, zeker omdat heel wat werknemers heel wat mogelijkheden blijven krijgen na het toezeggen op jouw vacature. Hoe pak je zo’n pre-onthaaltraject aan?
Allereerst: het doel van een pre-onthaaltraject is om de nieuwe medewerker zich welkom, geïnformeerd en verbonden te laten voelen met de organisatie, nog voordat hij of zij officieel begint. Hierna volgt een dozijn aan tips en adviezen over hoe je dit kunt aanpakken.
- Warm welkom. Zodra een kandidaat het jobaanbod heeft geaccepteerd, stuur je een welkomstbericht. Dit kan een e-mail zijn van de algemeen directeur of directe leidinggevende, die het enthousiasme over de toekomstige start van de nieuwe medewerker uitdrukt en een positieve toon zet voor de aankomende werkrelatie.
- Informatiepakket. Stuur een pakket met relevante informatie over de organisatie, inclusief missie, visie, waarden, organisatiecultuur en recente nieuwigheden, projecten of ander leuk nieuws. Dit helpt de nieuwe medewerker om zich meer verbonden te voelen met de organisatie en haar doelen.
- Introductie van het team. Stel een virtuele (Teams of Zoom) of fysieke ontmoeting voor tussen de nieuwe medewerker en zijn of haar toekomstige teamleden vóór de eerste werkdag. Het stelt de nieuwe medewerker in staat om alvast wat gezichten en namen te leren kennen.
- Mentor- of buddysysteem. Wijs een mentor of buddy toe aan de nieuwe medewerker. Deze persoon kan vragen beantwoorden, ondersteuning bieden en als eerste aanspreekpunt fungeren in de aanloop naar en tijdens de eerste weken van het dienstverband.
- Frequent contact. Houd regelmatig contact in de periode tussen de acceptatie van het jobaanbod en de eerste werkdag. Dit kan via e-mailupdates, telefoongesprekken of zelfs een welkomstlunch. Een persoonlijke benadering, zoals een handgeschreven welkomstkaart of een klein welkomstgeschenk, kan een grote impact hebben op hoe welkom een nieuwe medewerker zich voelt.
- Voorbereiding werkplek. Zorg ervoor dat de werkplek van de nieuwe medewerker, of het nu een fysieke of virtuele werkplek is, volledig voorbereid is. Dit omvat het regelen van alle benodigde apparatuur, toegangspassen en login-gegevens.
- Trainingsmateriaal. Bied toegang tot online trainingsmateriaal (bv. via online opleidingen) die de nieuwe medewerker kunnen helpen om zich meer voorbereid te voelen op de eerste werkdag.
- Inzicht in de eerste dag. Geef een duidelijk overzicht van wat de nieuwe medewerker kan verwachten op de eerste werkdag, inclusief een tijdsschema, wie zij zullen ontmoeten en wat de eerste taken zullen zijn.
- Feedbackmechanismen. Bied de mogelijkheid voor de nieuwe medewerker om feedback te geven over het pre-onboardingproces. Dit toont dat hun mening gewaardeerd wordt en kan helpen om het proces in de toekomst te verbeteren.
- Integratie in sociale netwerken. Nodig de nieuwe medewerker uit om zich aan te sluiten bij organisatiegerelateerde socialemediagroepen of interne communicatieplatforms. Dit helpt hen om betrokken te geraken bij lopende gesprekken en activiteiten.
- Introductieprogramma. Stel een gedetailleerd introductieprogramma samen voor de eerste dagen en weken (de eerste 100 dagen). Dit programma kan bestaan uit kennismakingen met verschillende afdelingen, trainingssessies en inwerkprojecten.
- Virtuele tour. Als de nieuwe medewerker in een fysieke kantooromgeving zal werken, overweeg dan een virtuele tour door het kantoor voorafgaand aan de eerste werkdag, zodat ze zich al kunnen oriënteren.
Door een uitgebreid en doordacht pre-onthaaltraject te implementeren, kan een organisatie nieuwe medewerkers effectief ondersteunen en een sterke basis leggen voor een langdurige, aangename, waarderende en productieve werkrelatie. Het is immers cruciaal dat nieuwe medewerkers zich vanaf het begin geapprecieerd, geïnformeerd en betrokken voelen bij hun nieuwe werkplek.
