Sinds de Covid-periode kennen we het allemaal wel: we willen iets bespreken met iemand (intern of extern), maar we willen die persoon liefst live spreken en als het even kan ook effectief zien. Dan is het vaak handig om een online vergadering op te zetten. Niet iedereen wil zich immers door het verkeer wringen. Een online vergadering past ook bij thuiswerk. Zeker vanuit een personeelsdienst is de online vergadering een handig en goed communicatiemiddel om mensen te spreken en zaken af te spreken, zeker als het dringend is. Online vergaderen is met andere woorden een kanaal dat vaak wordt gebruikt. We geven dan ook graag enkele tips om die vergaderingen vlot, doelgericht en aangenaam te laten verlopen.

Vooraf nog even zeggen dat:

• er vijf delen zijn in een professionele vergadering:
  • de voorbereiding;
  • bij de vergadering zelf: de introductie, het midden en de afronding;
  • na de vergadering: de opvolging;
• er altijd vier rollen aanwezig zijn in een professionele vergadering (ongeacht het aantal personen):
  • de voorzitter;
  • de deelnemer;
  • de timekeeper;
  • de notulist.

Hierna volgen de tips voor een efficiënte en professionele online vergadering, rekening houdend met die vijf delen en vier vergaderrollen:

Voorbereiding

Voorzitter: voorbereiding van de agenda

• Zorg ervoor dat de agenda (= titel + topics + eigenaar + toelichter van de topics + timing + plaats) van tevoren wordt gedeeld met alle deelnemers. Dat geeft iedereen de tijd om zich voor te bereiden en zorgt ervoor dat de vergadering gestructureerd verloopt.
• Stuur de link en eventueel nog een herinneringsmail net voor de vergadering.
• Indien nodig: tast op voorhand even bepaalde standpunten af rond bepaalde thema’s.

Voorzitter: testen van de technologie

• Test de technologie (bv. Teams of Zoom) in functie van de doelen (bv. een bespreking) en in functie van het delen van informatie (bv. powerpointslides kunnen delen). Controleer dus of alle technische middelen werken voordat de vergadering begint. Dit omvat de videoconferentie, software, microfoons, camera’s en internetverbinding. Zo voorkom je technische problemen tijdens de vergadering.

Deelnemer: voorbereiding op onderwerpen

• Lees de agenda en eventuele achtergrondinformatie die van tevoren is gedeeld. Noteer vragen of opmerkingen die je wil inbrengen. Check of je de link goed ontvangen hebt en waar je gaat zitten voor deze vergadering.

Introductie

Voorzitter: verwelkomen en afspraken over de samenwerking maken

• Heet de deelnemers welkom. Als ze elkaar niet kennen, stel hen kort voor of laat hen zichzelf voorstellen.
• Leg de grondregels uit over het communiceren in de online vergadering. Bijvoorbeeld: de vergaderrollen toelichten, aangeven dat je met de ‘handjes’ wil werken of dat de camera aan moet en de microfoon uit bij het niet spreken of dat er geen andere zaken mogen gebeuren tijdens de meeting (bv. telefoneren).
• Overloop de agendatimings.
• Geef aan wat er inzake de verslaggeving verwacht wordt, bijvoorbeeld letterlijk notuleren of alleen de acties en beslissingen.
• Geef aan hoe er met thema’s of zaken wordt omgegaan die misschien wel belangrijk zijn of lijken, maar die niet in deze vergadering besproken kunnen worden (duid de parkeerplaats aan).
• Vraag naar eventuele praktische zaken die een impact kunnen hebben op het verloop van de vergadering (zoals een deelnemer die vroeger moet vertrekken).

Deelnemer:

• Installeer je in een ruimte waar je je rustig kan focussen (= luisteren en spreken) in functie van de vergadering.
• Volg de vergaderafspraken en -regels.

Middenstuk

Timekeeper: tijdbeheer

• Houd de tijd bij en zorg ervoor dat elk agendapunt binnen de geplande tijd wordt besproken. Geef tijdwaarschuwingen aan de voorzitter om te voorkomen dat de vergadering uitloopt.

Voorzitter: beheer de discussie

• Leid de discussie en zorg ervoor dat alle deelnemers de kans krijgen om hun input te geven. Beperk afwijkingen van de agenda en houd de focus op de besproken punten.
• Zorg ervoor dat er een focus is op de doelen van de agendapunten: informeren, discussiëren, brainstormen, beslissen enzovoort (noot: een agendapunt bevat steeds een werkwoord (bijvoorbeeld beslissen over) en dan de topic).

Deelnemer: actieve deelname

• Wees actief betrokken in de discussie. Stel vragen en geef constructieve feedback. Respecteer de tijd door beknopt en to the point te zijn.

Notulist: nauwkeurig verslag

• Maak tijdens de vergadering aantekeningen van belangrijke punten, beslissingen en actiepunten. Zorg ervoor dat het verslag duidelijk en beknopt is, conform de gemaakte afspraken met de voorzitter.

Afronding

Voorzitter: samenvatting en actiepunten

• Vat aan het einde van de vergadering de belangrijkste punten en beslissingen samen. Benoem expliciet de actiepunten en wie hiervoor verantwoordelijk is.

Deelnemer: verantwoordelijkheid nemen

• Zorg ervoor dat je weet welke actiepunten aan jou zijn toegewezen en maak een plan om deze op tijd af te ronden. Stel vragen als iets onduidelijk is.

Nazorg

Notulist: verslag maken en eventueel delen

• Zorg ervoor dat het notulenverslag zo snel mogelijk (idealiter twee à drie dagen na de vergadering) wordt opgemaakt en eventueel gedeeld met alle deelnemers. Dat helpt bij de opvolging van actiepunten en houdt iedereen geïnformeerd.

Voorzitter: opvolging

• Doe een opvolging na de vergadering, bijvoorbeeld met deelnemers die negatief waren of specifieke uitspraken deden of …
• Doe tussentijdse check-ins met deelnemers in functie van de opvolging van de actiepunten.
• Denk na over wat er anders of beter kan (in een eventuele volgende vergadering).

Deelnemer: actie(s) opnemen

• Voer de gevraagde acties uit en meld eventuele problemen, valkuilen of hinderpalen tijdig bij de voorzitter of bij de persoon die die actie mee moet opvolgen.

Door deze tips te volgen kun je ervoor zorgen dat je online vergadering soepel verloopt en dat alle deelnemers goed betrokken zijn bij het proces.