We bekijken deze topic vanuit het perspectief van de leidinggevende die die opleidingsvragen krijgt, maar ook vanuit de personeelsdienst. Vooraleer we inzoomen op deze tips en suggesties, beschrijven we eerst wat een ‘moeilijke opleidingsvraag’ precies is of kan zijn. We vermelden er wel bij dat dit zeer organisatiespecifiek kan zijn, en dus kan een voorbeeld zoals hier geschetst bij jou net niet of heel zeker wel als ‘moeilijk’ ervaren worden.
Wat is een moeilijke opleidingsvraag?
Hierna volgen enkele voorbeelden van moeilijke opleidingsvragen waar leidinggevenden en personeelsdiensten mee te maken kunnen krijgen:
- Opleiding buiten het vakgebied van de medewerker. Een medewerker vraagt om een opleiding die totaal niet gerelateerd is aan zijn of haar huidige functie of aan zijn of haar toekomstige loopbaanmogelijkheden binnen de organisatie. Bijvoorbeeld: een expert van de financiële dienst wil – uit interesse (dus niet om er iets mee te gaan doen) – graag een opleiding rond maatschappelijk werk volgen.
- Opleiding gerelateerd aan eigen nood of hobby van de medewerker. Een medewerker vraagt om een opleiding Spaans (omdat hij of zij een huisje in Spanje heeft gekocht) of een opleiding fotografie (omdat hij of zij graag sterke foto’s wil nemen).
- Langdurige opleiding tijdens werktijd. Een medewerker wil een langdurige opleiding volgen die veel werkuren in beslag neemt, wat de productiviteit of beschikbaarheid van de medewerker gedurende een langere periode zou beperken. Bijvoorbeeld: een opleiding overheidsmanagement die telkens op dinsdag of vrijdag wordt gegeven.
- Opleiding met een beperkte terugverdientijd op korte termijn. Een medewerker vraagt om een dure opleiding die weinig directe meerwaarde biedt voor de functie of de organisatie, vooral dan op korte termijn. Bijvoorbeeld: een opleiding projectmanagement, die nu nog niet kan toegepast worden, maar misschien wel binnen x aantal jaar.
- Opleiding voor persoonlijke ontwikkeling van de medewerker. Een medewerker vraagt om een opleiding die vooral gericht is op de eigen persoonlijke ontwikkeling en niet direct van invloed is op de professionele vaardigheden of de huidige organisatiedoelen. Bijvoorbeeld: een cursus mindfulness, creatief schrijven of yoga, zonder een duidelijke link met het werk.
We willen zeker niet zeggen dat al deze opleidingsvragen negatief beantwoord moeten worden, maar wel dat er goed nagedacht moet worden over welke opleidingsvragen zinvol zijn en welke minder. Het is belangrijk om een gedegen afweging te maken op basis van relevantie, kosten, opbrengsten (op korte en langere termijn) en tijdsinvestering.
Tips
Tips voor leidinggevenden:
-
Begrijp de motivatie van de medewerker. Voordat je een beslissing neemt, is het belangrijk om te begrijpen waarom de medewerker juist deze opleiding wil volgen. Wat hoopt de medewerker hiermee te bereiken? Dat kan helpen om de waarde van de opleiding(svraag) beter in te schatten.
- Evalueer de relevantie voor de functie. Onderzoek of de opleiding bijdraagt aan de huidige of toekomstige ontwikkeling van de medewerker in zijn of haar functie. Als de opleiding niet direct relevant is, kun je met de medewerker bespreken hoe hij of zij andere, relevantere opleidingen kan overwegen.
- Wees transparant over kosten en tijdsinvestering. Leg uit welke budgettaire beperkingen en mogelijkheden er zijn en welke impact het volgen van de opleiding op het werk zal hebben. Hiermee maak je duidelijk waarom sommige verzoeken lastig in te willigen zijn.
- Zoek naar alternatieven. Als een opleiding te duur of te tijdrovend is, kijk dan naar goedkopere of kortere alternatieven die dezelfde kennis kunnen bijbrengen. Vaak zijn er stevige (zelfs internationale) online cursussen of webinars die even effectief kunnen zijn.
- Creëer een ontwikkelingsplan. Stel een persoonlijk ontwikkelingsplan op met de medewerker waarin duidelijk staat welke opleidingen nodig zijn voor de ontwikkeling binnen de organisatie. Dat kan helpen om gerichtere keuzes te maken in de toekomst.
Tips voor de personeelsdienst:
- Bepaal duidelijke opleidingsrichtlijnen. Ontwikkel een opleidingsbeleid waarin duidelijk staat welke opleidingen wel en niet worden vergoed, inclusief budgetplafonds en criteria voor goedkeuring. Dat zorgt voor consistentie in besluitvorming.
- Stimuleer strategische en operationele ontwikkelingsdoelen. Help leidinggevenden en medewerkers bij het identificeren van strategische en operationele ontwikkelingsdoelen die passen bij de organisatie- en teamdoelstellingen. Dat maakt het gemakkelijker om te bepalen of een opleiding wel of niet zinvol is.
- Onderzoek goedkopere of interne opleidingsmogelijkheden. Bied alternatieven aan zoals interne trainingen of online platforms die minder kosten met zich meebrengen en toch effectief zijn in het overdragen van kennis.
- Communiceer over het jaarlijkse opleidingsbudget. Zorg dat medewerkers weten welk opleidingsbudget er beschikbaar is en moedig hen aan om hun verzoeken binnen dat kader te formuleren. Zo voorkom je verrassingen met dure verzoeken.
- Voorzie tijd en mogelijkheden voor online opleidingen. Tegenwoordig worden er heel vaak online opleidingsdatabanken aangekocht zodat medewerkers continu opleidingen kunnen volgen. Zorg er samen met de leidinggevenden voor dat er tijd en ruimte wordt gecreëerd zodat medewerkers die gedisciplineerd (of minder gedisciplineerd) zijn, ook de kans krijgen om deze binnen werktijd te volgen.
Hoe vermijd je moeilijke opleidingsvragen in de toekomst?
- Duidelijke communicatie over het opleidingsbeleid. Zorg dat er een sterk opleidings- en ontwikkelingsbeleid is gebouwd en dat iedereen op de hoogte is van het opleidingsbeleid, inclusief budgetlimieten, goedkeuringsprocessen en relevante opleidingen.
- Stel ontwikkelingspaden op. Maak (vooral mee ondersteund door de leidinggevenden) ontwikkelingsplannen voor elke medewerker, zodat duidelijk is welke opleidingen relevant zijn voor hun functie en hun toekomstige groei binnen de organisatie.
- Proactief aanbieden van trainingen. Bied op regelmatige basis passende opleidingen aan voor medewerkers. Zo voorkom je dat zij zelf buiten het beleid om naar dure of irrelevante opties zoeken.
- Jaarlijkse budgetverdeling. Verdeel de opleidingsbudgetten over het jaar en communiceer transparant over beschikbare middelen en tijd. Dat helpt medewerkers om beter afgewogen beslissingen te nemen.
- Feedback en evaluatie. Evalueer regelmatig de impact van de gevolgde opleidingen op de prestaties van medewerkers en de organisatie. Dat zorgt voor een beter inzicht in welke trainingen waardevol zijn en helpt bij het maken van betere beslissingen in de toekomst.
- Transfer naar het werk. Zowel vanuit de leidinggevenden als vanuit de personeelsdienst is het cruciaal om de transfer naar het werk (of de loopbaan) telkens mee te nemen bij elke opleidingsvraag. Want investeringen naar opleiding en ontwikkeling toe moet zich ooit vertalen naar de job, het team of de organisatie toe. Met een simpele bevraging over hoe goed de opleiding was, kom je er spijtig genoeg niet. Het gaat over een bevraging in de diepte van de geleerde inzichten, vaardigheden en houdingen.
Met deze tips kunnen leidinggevenden en personeelsdiensten effectief omgaan met moeilijke opleidingsverzoeken, terwijl ze zorgen voor een evenwicht tussen de ontwikkeling van medewerkers en de belangen van de organisatie.
