Hier focusten we in onze wist-je-datjes al eerder op. Er wordt ook meer en meer over geschreven (“Power to the Middle: Why Managers Hold the Keys to the Future of Work” van Emily Field, Bryan Hancock en Bill Schaninger, Harvard Business Review Press, juli 2023). En het besef groeit ook in de meeste organisaties dat onze midden-leidinggevenden de diamantjes zijn van de organisatie. Het gaat dan bij ons vaak over diensthoofden, over teamleiders of over coaches. Zij vervullen een cruciale rol in elke organisatie. Ze vormen de schakel tussen het hogere management en de operationele medewerkers. Midden-leidinggevenden hebben de verantwoordelijkheid om de strategieën en beleidslijnen van het beleid en het topmanagement (managementteam) te vertalen naar de dagelijkse operationele activiteiten. Hun positie is vaak complex, omdat ze enerzijds direct moeten rapporteren aan het hogere management en anderzijds het personeel aansturen dat de kern van de operationele uitvoering vormt.
Wie zijn onze midden-leidinggevenden?
Midden-leidinggevenden zijn verantwoordelijken die een team of een dienst aansturen, maar die niet direct deel uitmaken van de hoogste leiding van een organisatie. Dat kan variëren van teamleiders, diensthoofden tot verantwoordelijken. Ze zijn verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken binnen hun team of dienst, het coördineren van taken en het bewaken van de voortgang. Ze zijn essentieel voor het functioneren van een organisatie, omdat ze ervoor zorgen dat de doelstellingen van het hoger management worden omgezet in concrete acties. Bovendien fungeren ze als de schakel tussen de medewerkers op de werkvloer en het hogere management, wat hen een unieke positie geeft binnen de organisatie.
Wat is de meerwaarde van deze midden-leidinggevenden?
Ziehier enkele (van de vele) domeinen waarop ze een duidelijke meerwaarde vormen:
- Vertaling van strategie naar actie. Midden-leidinggevenden zijn degenen die vage(re) beleidsbeslissingen en managementteamstrategieën kunnen (of moeten) vertalen naar concrete plannen en acties voor hun teams.
- People management. Midden-leidinggevenden zijn vaak verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van hun team, wat betekent dat ze nauw betrokken zijn bij het motiveren, coachen en ontwikkelen van hun medewerkers. Ze spelen een sleutelrol in het welzijn van hun team en zorgen ervoor dat medewerkers zich gehoord voelen en gemotiveerd blijven. Dat maakt hen onmisbaar voor het behoud van talent en het verhogen van de medewerkerstevredenheid.
- Smeerolie tussen management(team) en werknemers. Ze fungeren als brug tussen het hogere management en de medewerkers op de werkvloer. Ze vertalen niet alleen beleid naar operationele actie, maar communiceren ook de behoeften, zorgen en feedback van hun team naar boven. Dat helpt om een gezonde balans te vinden tussen strategische doelen en operationele haalbaarheid.
- Probleemoplossers en procesbewakers. De midden-leidinggevenden staan in de frontlinie van de operationele processen, waardoor ze snel problemen kunnen identificeren en oplossen voordat ze uit de hand lopen. Ze hebben vaak een pragmatische kijk op problemen en weten precies wat er nodig is om het werk draaiende te houden. Bovendien bewaken ze de efficiëntie en effectiviteit van processen, waardoor ze een directe invloed hebben op de productiviteit en de resultaten van de organisatie.
Uitdagingen waar de midden-leidinggevenden mee te maken hebben
Ondanks hun cruciale rol ervaart het middenniveau van leidinggevenden vaak een aantal specifieke uitdagingen die hun werk bemoeilijken zoals:
- Dubbele druk. Midden-leidinggevenden staan vaak onder druk van twee kanten. Aan de ene kant zijn ze verantwoordelijk voor het uitvoeren van de beslissingen van het beleid en het hogere management, terwijl ze aan de andere kant rekening moeten houden met de behoeften en verwachtingen van hun team. Dat kan leiden tot conflicterende belangen en het gevoel van een ‘worstje in een sandwich’ te zijn.
- Beperkte(re) autonomie. In veel organisaties heeft het middenniveau van leidinggevenden weinig zeggenschap over strategische en beleidsbeslissingen, terwijl ze wel de verantwoordelijkheid dragen voor de implementatie ervan. Dat kan soms leiden tot frustratie, vooral wanneer ze niet volledig achter bepaalde beslissingen staan of wanneer ze zien dat bepaalde strategieën in de praktijk niet goed werken.
- Omdat ze zowel verantwoordelijk zijn voor operationele taken als voor people management, hebben midden-leidinggevenden vaak een volle agenda. Dat kan leiden tot tijdsdruk en het gevoel dat ze niet in staat zijn om hun (eigen) taken naar behoren uit te voeren, vooral wanneer ze tegelijkertijd operationele taken en managementtaken moeten combineren.
- Veranderende rol. De rol van midden-leidinggevenden verandert vaak door verschuivingen in organisatiestructuren en werkprocessen. Met de opkomst van zelfsturende teams en vlakke(re) organisatiestructuren wordt er vaak minder nadruk gelegd op hiërarchie, wat ervoor kan zorgen dat het middenniveau van leidinggevenden zich bedreigd voelt in hun functie of zich moet aanpassen aan nieuwe manieren van leidinggeven.
- Emotionele belasting. Midden-leidinggevenden moeten vaak moeilijke gesprekken voeren, zowel met hun team als met het hogere management en het beleid. Dat kan variëren van het communiceren van slecht nieuws, bijvoorbeeld het niet verlengen van een contract, tot het bemiddelen in conflicten binnen het team. Deze emotionele belasting kan een grote druk op hen leggen en kan leiden tot negatieve stress en eventueel burn-out.
Hoe kunnen we de midden-leidinggevenden vanuit de personeelsdienst ondersteunen?
Het ondersteunen van midden-leidinggevenden is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat ze hun rol optimaal kunnen vervullen en hun teams effectief kunnen leiden. De personeelsdienst speelt hierin een sleutelrol, omdat zij de middelen, tools en programma’s kunnen ontwikkelen om het middenkader op verschillende manieren te ondersteunen. Hieronder staan enkele praktische suggesties hoe de personeelsdienst dat kan aanpakken:
- Leiderschapsontwikkeling en training
Midden-leidinggevenden staan vaak voor de uitdaging om zowel strategisch te denken als operationeel te handelen. Om hen hierin te ondersteunen, is het aanbieden van gerichte leiderschapstrainingen cruciaal. Opleidingen die zich specifiek richten op de competenties die midden-leidinggevenden nodig hebben, zoals time management, conflictmanagement, communicatievaardigheden en besluitvorming. Het ontwikkelen van soft skills is net zo belangrijk als hard skills om effectief leiding te geven. Daarnaast kan er ook coaching en mentoring worden voorzien. Dat kan helpen om persoonlijke uitdagingen in hun leiderschapsrol te overwinnen en biedt een klankbord voor het omgaan met moeilijke situaties.
- Verduidelijking van rol en verantwoordelijkheden
Een van de belangrijkste uitdagingen voor het middenkader is het balanceren tussen de verwachtingen van het hogere management en de behoeften van hun team. De personeelsdienst kan helpen door duidelijke rolomschrijvingen (functiebeschrijvingen) te ontwikkelen en communicatie te verbeteren. De personeelsdienst kan ook ondersteunen door mee te helpen bij verwachtingsmanagement: het mee creëren van communicaties waarin leidinggevenden en hogere managers kunnen afstemmen over prioriteiten, doelstellingen en verwachte resultaten. Zo kunnen midden-leidinggevenden realistische doelen stellen voor hun team en weten ze wat haalbaar is binnen de gestelde tijd en middelen.
- Ondersteuning voor workload en time management
Veel midden-leidinggevenden hebben moeite om hun tijd effectief te verdelen tussen operationele taken en leidinggevende verantwoordelijkheden. De personeelsdienst kan helpen bij het verminderen van werkdruk en het ondersteunen van tijdsbeheer. Dat kan door het aanbieden van time-managementtrainingen, door hen te leren omgaan met negatieve stress en door hen te ondersteunen – samen met hun eigen leidinggevenden – bij het leren van delegatievaardigheden (want vaak voelen ze de noodzaak om alles zelf te doen onder het motto: “als ik het zelf doe, ben ik zeker dat het gedaan is, dat het goed gedaan is en helemaal in orde is”). Ook kan de personeelsdienst ondersteunen bij werkdrukmonitoring. Dat is het introduceren van systemen waarmee je de werkdruk van leidinggevenden kunt monitoren.
- Feedback en ondersteuning in moeilijke situaties
Midden-leidinggevenden staan vaak voor uitdagende situaties, zoals conflicten binnen teams of moeilijke gesprekken met het hogere management. De personeelsdienst kan hen helpen door proactief ondersteuning te bieden in dergelijke situaties. Bijvoorbeeld door ondersteuning te bieden bij bemiddeling in het team of bij moeilijke gesprekken.
- Erkenning en waardering
Het erkennen van de inspanningen van midden-leidinggevenden is essentieel om hun motivatie en betrokkenheid hoog te houden. De personeelsdienst kan er mee voor zorgen dat leidinggevenden regelmatig erkenning krijgen voor hun harde werk, bijvoorbeeld door speciale intervisiesessies te voorzien of door hen zeker niet te vergeten bij veranderingsprocessen.
- Loopbaanontwikkeling en doorgroeimogelijkheden
Midden-leidinggevenden willen soms ook doorgroeien naar hogere managementrollen. De personeelsdienst kan hen helpen om zich voor te bereiden op toekomstige functies door middel van loopbaanontwikkeling en doorgroeimogelijkheden.
De personeelsdienst kan op verschillende manieren een belangrijke rol spelen in de ondersteuning van midden-leidinggevenden. Door hen de nodige middelen, training en ondersteuning te bieden, kunnen organisaties ervoor zorgen dat deze leidinggevenden optimaal functioneren en hun teams op een effectieve manier leiden. Het is van groot belang om niet alleen te focussen op hun operationele efficiëntie, maar ook op hun persoonlijke en professionele groei, welzijn en werkplezier. Zo blijft het middenkader gemotiveerd en zijn ze in staat om een positieve impact te maken binnen de organisatie.
