Een project, met een begin- en eindpunt en heel wat acties en resultaten tussenin, kenmerkt zich door verschillende aspecten en steunpilaren. Projectmatig werken of projectmanagement steunt immers op een reeks kernprincipes die helpen bij het organiseren, plannen en succesvol uitvoeren van een project. We overlopen ze hier en lichten ze daarbij kort toe want tegenwoordig hebben we in ons hr- en personeelsbeleid heel vaak te maken met projecten of trajecten. Daarom is het inzoomen op deze kernpijlers essentieel.
Noot: de totaliteit aan principes en pijlers is hier belangrijk, niet de volgorde.
-
Duidelijke doelstellingen. Elk project moet beginnen met heldere, specifieke doelen die de richting bepalen. Deze doelstellingen helpen om de focus te behouden en bieden een referentiepunt voor succes.
- Beperkte tijdsduur. Projecten zijn tijdelijk van aard. Ze hebben een duidelijke start- en einddatum, wat helpt om inspanningen te concentreren en tijdslijnen te respecteren.
- Uniek resultaat. Een project is gericht op het creëren van een uniek product of resultaat of een unieke dienst, wat het onderscheidt van routinematige werkzaamheden.
- Fasering en structuur. Projecten verlopen in verschillende fasen: van initiatie tot planning, uitvoering, monitoring en afsluiting. Deze structuur helpt bij het beheersen van de voortgang en het behalen van mijlpalen.
- Teamwork. Projecten worden uitgevoerd door teams met diverse rollen en verantwoordelijkheden. Effectief teamwork, met duidelijke communicatie en samenwerking, is essentieel voor succes.
- Heldere rolverdeling. Iedereen in het projectteam moet een duidelijke rol en verantwoordelijkheid hebben, inclusief de projectmanager, de sponsor, de teamleden en de stakeholders. Dat voorkomt misverstanden en versnelt besluitvorming.
- Risicomanagement. Het identificeren, beoordelen en beheren van risico’s tijdens het project is essentieel om op mogelijke problemen te anticiperen en ze te beheersen voordat ze escaleren.
- Stakeholdermanagement. Het actief betrekken van alle relevante stakeholders – zoals burgers, beleid, teamleden en sponsors – zorgt ervoor dat verwachtingen worden afgestemd en dat er draagvlak is voor het project.
- Kwaliteitsbeheer. Projectmatig werken vereist aandacht voor de kwaliteit van het eindresultaat. Dat omvat het stellen van kwaliteitsnormen en het continu bewaken en bijsturen om aan die normen te voldoen.
- Scopebeheer. Het definiëren en controleren van de omvang (scope) van het project is cruciaal. Dat helpt om te voorkomen dat het project uit de hand loopt door de toevoeging van extra eisen of taken zonder goede afweging (scope creep).
- Budgetbeheer. Een project moet werken binnen de grenzen van een vastgesteld budget. Dat betekent dat de kosten continu worden gecontroleerd en vergeleken met de oorspronkelijke planning om overschrijdingen te voorkomen.
- Communicatiebeheer. Duidelijke en regelmatige communicatie is essentieel om alle betrokkenen op de hoogte te houden van de voortgang, veranderingen en uitdagingen. Dat voorkomt misverstanden en zorgt voor transparantie.
- Aanpasbaarheid. Een projectteam moet flexibel kunnen reageren op veranderingen in omstandigheden, eisen of uitdagingen. Dat betekent dat er ruimte moet zijn om het project bij te sturen zonder de einddoelen uit het oog te verliezen.
- Verantwoordingsplicht. Iedereen in het projectteam, vooral de projectmanager, moet verantwoording afleggen voor zijn of haar acties en bijdragen aan het project. Dat zorgt voor transparantie en discipline in het behalen van doelen.
- Leerprocessen en evaluatie. Na elk project moet een evaluatie plaatsvinden om lessen te trekken (lessons learned). Wat werkte goed? Wat kan beter? Wat gaan we de volgende keer opnieuw doen of niet meer doen? Wat waren valkuilen die we op voorhand hadden moeten zien? Hoe kunnen we hetzelfde resultaat bereiken, maar op een efficiëntere wijze? Deze lessen helpen bij de verbetering van toekomstige projecten en het delen van kennis binnen de organisatie.
Kortom: deze 15 principes helpen om projectmatig werken effectief, gestructureerd, gefocust, aangenaam en resultaatgericht te maken, wat essentieel is voor succesvol projectmanagement.
