Ik geloof en vrees dat je er vermoedelijk wel enkele zal herkennen. Of hopelijk zeg je: “Bij ons is dat anders, en ik heb er hard tegen gevochten of aan gewerkt”. Maar anderen zullen misschien zeggen: “Ik herken heel wat frustraties en ik kan er niets aan doen”. De bedoeling is zeker niet om jou als lezer te ontmoedigen, integendeel. De bedoeling is om je erover te laten reflecteren en te kijken hoe je hier toch mee kan omgaan of eraan kan werken.
Hierna volgen de meest genoemde topfrustraties van personeelsprofessionals:
Het onderschatten, minimaliseren of evident vinden van de enorm diverse activiteiten van de personeelsdienst (zoals de loonverwerking bijvoorbeeld), met vaak een gevoel van een gebrek aan waardering voor alle inzet, inspanningen en resultaten bij de personeelsmedewerkers
Wat kan je eventueel doen in functie van deze frustratie?
- Duidelijke, regelmatige en onderbouwde communicatie over de vele zaken die de personeelsdienst opneemt en hoe deze bijdragen aan de strategische doelstellingen van de organisatie. Hierbij hoort ook het delen van regelmatige succesupdates: stuur bijvoorbeeld maandelijkse verslagen of kwartaalverslagen naar het beleid en het management en de hele organisatie om de successen en bijdragen van de personeelsdienst te laten zien. We vinden dat vaak overdreven of stoeferig, maar het is echt essentieel. Wat men niet weet, daar kan men ook geen rekening mee houden of geen waardering voor uitspreken.
- Zeer duidelijk inspelen op noden en behoeften van de organisatie of leidinggevenden en medewerkers zodat zichtbaar wordt waar jouw of jullie bijdrage ligt.
- Heel wat diverse stakeholders betrekken bij hr-initiatieven: nodig leidinggevenden en medewerkers uit om input te leveren op hr-projecten. Dat zorgt voor betrokkenheid en erkenning van de waarde van hr-activiteiten.
- Transparantie verhogen: maak processen inzichtelijk door het delen van KPI’s, kengetallen of data die laten zien welke invloed hr-activiteiten hebben op de organisatie, bijvoorbeeld door gegevens over afwezigheden (en dus het belang van verzuimgesprekken), aantal nieuwe collega’s of basisinformatie vanuit exitgesprekken te communiceren.
Gebrek aan steun van het beleid en het management (het managementteam) in hr- of personeelsgerelateerde activiteiten. Dit is gerelateerd aan de vorige frustratie en hangt er mee samen
Wat kan je eventueel doen in functie van deze frustratie?
- Zeer duidelijk inzetten – naast de dagelijkse, routinematige, noodzakelijke en operationele taken – op die activiteiten die een meerwaarde betekenen voor de organisatie en haar leden (bv. ondersteuning bij conflicten, ondersteuning bij strategische vraagstukken naar workload of naar welzijn van medewerkers).
- Duidelijke communicatie met het beleid en het management over hr-inspanningen en vooral de resultaten daarvan.
- Zoek strategische bondgenoten binnen de organisatie om de eigen argumenten, projecten en inspanningen kracht bij te zetten.
- Wees 100% professioneel en hul jezelf niet in een slachtofferrol.
- Gebruik van data om beslissingen te ondersteunen: verzamel gegevens over het personeelsbeleid (bv. ziekteverzuim, prestaties, verloop) en toon hoe hr-beslissingen de organisatieaanpak positief beïnvloeden.
- Management(team) begeleiden in hr-kennis: managers of leidinggevenden meer inzicht geven in hr-processen en hun belang voor de organisatie, bijvoorbeeld door korte trainingen of regelmatige check-ins.
Te hoge werkdruk, door de veelheid aan administratieve, wettelijke zaken of nieuwe projecten
Wat kan je eventueel doen in functie van deze frustratie?
- Prioriteiten stellen en duidelijke grenzen aangeven, en hierover communiceren. Niet vanuit een slachtofferrol, maar wel vanuit een ‘we maken bewust keuzes’-rol.
- Overweeg om – indien mogelijk – meer technologie in te zetten om taken efficiënter te maken.
- Communiceer heel sterk over de opgeleverde zaken en ga in overleg met beslissingnemers (bijvoorbeeld naar projecten toe).
- Misschien minder gebruikt bij ons, maar wel heel nuttig bij projecten, namelijk sprints of projectmanagementtools gebruiken: implementeer projectmanagementmethodes, zoals agile of scrum, om de werkdruk beter te beheersen en projecten in behapbare stukken te verdelen.
Weerstand tegen veranderingen binnen de organisatie
Wat kan je eventueel doen in functie van deze frustratie?
- Investeer in veranderingsmanagement door regelmatig communicatie en training aan te bieden (en jezelf erin te ontwikkelen).
- Laat medewerkers mee nadenken over oplossingen om de betrokkenheid te vergroten. Zoals je weet, de strategische richting, het ‘wat’, wordt normaliter bepaald door een beperkte groep mensen (het beleid of het managementteam). In het ‘hoe’ kunnen (en moeten) we medewerkers betrekken. Dat kan bijvoorbeeld via een klankbordgroep of een werkgroep.
- Veranderingstrajecten met een piloot starten: begin klein door een proefproject uit te rollen in één afdeling en succesverhalen te delen voordat je de verandering in de hele organisatie invoert.
- Continue feedbackloops: creëer een cultuur waarin voortdurende feedback mogelijk is en waar werknemers kunnen aangeven wat wel en niet werkt tijdens veranderingsprocessen. Zet hier sterk op in, en dit bij elk veranderingstraject.
- Ambassadeurs inzetten: identificeer en betrek zogenaamde key stakeholders en change agents in de organisatie die een positieve invloed kunnen hebben op de acceptatie van veranderingen en de inbedding ervan.
Gebrek aan middelen of budget (voor opleidingen of voor bepaalde software)
Wat kan je eventueel doen in functie van deze frustratie?
- Stel realistische doelen op met de middelen die je hebt en blijf pleiten voor meer middelen met sterke business cases, of met de toelichting van ‘wat iets oplevert bij meer middelen’ (bv. wat levert een bepaalde opleiding op naar dienstverlening, resultaten of efficiëntie).
- Communiceer over noden en behoeften van de organisatie en hoe dat mogelijk is of wordt.
- Communiceer over de opgeleverde resultaten van acties.
- Creatieve oplossingen zoeken: bijvoorbeeld samenwerking tussen afdelingen om middelen te delen, externe expertise inschakelen via consultancy voor korte specifieke projecten, stagiairs inschakelen of studenten in het kader van hun thesis mee betrekken in het werk.
Conflicten tussen werknemers (leidinggevenden en medewerkers), afdelingen of diensten
Wat kan je eventueel doen in functie van deze frustratie?
- Zorg voor duidelijke procedures voor conflictbeheersing en ontwikkel jezelf naar het faciliteren van gesprekken en teams toe.
- Zorg ook dat je kan bemiddelen bij misverstanden of conflicten.
- Ondersteun teams bij het verbeteren van communicatie en samenwerking.
- Besef ook dat misverstanden en conflicten bij het organisatieleven horen. Moedig leidinggevenden aan om alert, snel en grondig in te spelen op persoonlijke conflicten of conflicten in verband met de waarden, de visie of de doelen.
- Vroegtijdige interventie: zorg voor een cultuur waarin conflicten vroegtijdig worden gesignaleerd en aangepakt, zodat ze niet escaleren.
- Faciliteer informele gesprekken: creëer mogelijkheden voor informele interacties tussen teams om vertrouwen op te bouwen en conflicten te voorkomen.
Ondanks alle mogelijke frustraties is hr- en personeelswerk heel uitdagend en ook enorm boeiend, vooral om telkens op zoek te kunnen gaan naar mogelijke verbeteringen op de diverse fronten. Met deze tips kun je proberen om de veelvoorkomende frustraties te hanteren en daarbij proactief en strategisch te handelen.
