Tijdens veranderingsprocessen in een organisatie (denk maar aan een fusie of veranderingen in een team of een andere beleidsploeg) spelen vaak verborgen en onbewuste krachten. De shadow-side-theorie van Gerard Egan richt zich op deze verborgen, vaak onbewuste krachten die een invloed hebben op het gedrag binnen organisaties, en dus vooral tijdens veranderingsprocessen. Deze krachten kunnen zowel positief als negatief zijn en bevinden zich buiten de formele structuren, processen en regels van een organisatie. Egan benadrukt dat niet alleen de zichtbare elementen, zoals strategieën en systemen, van belang zijn bij organisatieverandering, maar ook de onzichtbare factoren, waaronder cultuur, relaties en onderliggende belangen.
Laten we deze zeer nuttige en impactrijke theorie eens uitspitten.
Wat zegt deze theorie?
De theorie maakt een onderscheid tussen de zichtbare en onzichtbare kant van een organisatie. De zichtbare kant omvat de formele, geplande en gestructureerde aspecten van een organisatie, zoals de strategie, doelstellingen, functiebeschrijvingen en beleidsdocumenten.
De zogenaamde “shadow-side” bestaat daarentegen uit de informele, verborgen krachten die het gedrag en de besluitvorming beïnvloeden. Dit kunnen zaken zijn zoals machtsdynamieken, emotionele spanningen, verborgen agenda’s en ongeschreven regels (bijvoorbeeld: schepen x moet altijd gecontacteerd worden voor we een beslissing nemen rond die bepaalde vereniging).
Binnen de shadow-side spelen verschillende elementen een rol. Zo zijn persoonlijke belangen van medewerkers vaak bepalend voor hun keuzes, zelfs als deze niet in lijn zijn met de formele doelen van de organisatie.
Ook machtsdynamieken spelen een belangrijke rol, waarbij invloedrijke individuen of groepen verandering kunnen remmen of juist sturen. Daarnaast kunnen culturele factoren en emoties, zoals angst, wantrouwen of weerstand tegen verandering, een grote invloed hebben. Informele netwerken binnen de organisatie, zoals vriendschappen en coalities, vormen ook een belangrijk onderdeel van de shadow-side.
Tot slot spelen symboliek en percepties een rol in hoe veranderingen worden geïnterpreteerd en ervaren door medewerkers.
Impact van de shadow-side en de rol van hr-professionals hierin
De shadow-side kan een aanzienlijke impact hebben op organisatieverandering. Negatieve dynamieken binnen deze verborgen kant kunnen leiden tot weerstand, waardoor veranderingen niet volledig of ineffectief worden doorgevoerd. Aan de andere kant kan de shadow-side ook een bron van steun en innovatie zijn als deze op de juiste manier wordt ingezet.
Als hr-professional is het cruciaal om de dynamieken van de shadow-side te herkennen en er effectief mee om te gaan. Dat begint met het analyseren van de organisatiecultuur en het identificeren van informele netwerken en machtsstructuren. Het is belangrijk om te luisteren naar informele kanalen, zoals gesprekken en geruchten, en om in kaart te brengen wie de belangrijkste formele en informele stakeholders zijn.
Bij weerstand is het essentieel om de bron ervan te begrijpen. Vaak komt weerstand voort uit angst, onzekerheid of persoonlijke belangen. Door empathisch te luisteren en open gesprekken te voeren, kunnen deze oorzaken worden aangepakt. Daarnaast helpt het om medewerkers meer zeggenschap te geven over het veranderproces, wat hen meer betrokken maakt en de weerstand verkleint. Transparante communicatie is hierbij van groot belang, omdat een gebrek daaraan vaak leidt tot informele weerstand binnen de shadow-side.
Het benutten van de positieve kracht van de shadow-side is een andere belangrijke stap. Dat kan door informele leiders binnen de organisatie te identificeren en hen actief te betrekken bij het veranderingsproces. Deze individuen kunnen fungeren als ambassadeurs van verandering en anderen inspireren. Informele netwerken kunnen ook een bron van creativiteit en innovatieve ideeën zijn, wat het veranderingsproces ten goede komt.
Tijdens het veranderingsproces moet er ruimte worden gemaakt voor emoties en onuitgesproken zorgen. Het faciliteren van gesprekken waarin medewerkers deze kunnen delen, helpt om weerstand te verminderen. Het is ook belangrijk om formele structuren te combineren met een goed begrip van informele dynamieken, zodat beide kanten in balans zijn. Daarnaast kunnen verhalen, rituelen of symbolen worden ingezet om verandering positief te kaderen en betekenis te geven.
Het monitoren en evalueren van het veranderingsproces is van groot belang. Dat kan door zowel formele als informele feedback te verzamelen en regelmatig te reflecteren op de voortgang. Indien nodig moet de koers worden aangepast om beter in te spelen op shadow-side-dynamieken.
Voorbeeld
Een voorbeeld van hoe deze aanpak in de praktijk werkt, is een organisatie die nieuwe technologie (bv. een nieuw softwarepakket of AI (artificiële intelligentie)) wil invoeren om efficiënter te werken. Formeel lijkt iedereen akkoord te gaan, maar binnen de shadow-side ontstaan negatieve geruchten en weerstand, bijvoorbeeld vanuit angst voor jobverlies. Informele leiders in het team moedigen scepticisme aan. Een hr-professional kan deze situatie aanpakken door vertrouwelijke gesprekken te voeren, een team van ambassadeurs op te zetten en trainingen aan te bieden om onzekerheden weg te nemen. Transparante communicatie en het betrekken van medewerkers bij de implementatie zorgen ervoor dat de weerstand afneemt en de verandering makkelijker wordt geaccepteerd.
Samengevat
De shadow-side-theorie van Egan benadrukt dat verborgen, informele krachten essentieel zijn om rekening mee te houden tijdens organisatieverandering. Hr-professionals kunnen deze dynamieken niet negeren en moeten actief inspelen op zowel de zichtbare als onzichtbare aspecten van een organisatie. Door hier aandacht aan te besteden, kunnen veranderingsprocessen effectiever en duurzamer worden uitgevoerd.
