In de circulaire van 26 februari 2021 bepaalde de fiscus de richtlijnen voor
- de terugbetaling door de werkgever van door de werknemer gedragen;
* kantoorkosten
* kosten voor kantoormeubilair/informaticamateriaal
* kosten voor het professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting en abonnement
* kosten voor het professioneel gebruik van een privécomputer
* kosten voor het professioneel gebruik van een eigen tweede computerbeeldscherm, printer/scanner zonder privécomputer
- de terbeschikkingstelling door de werkgever van kantoormeubilair/informaticamateriaal.
Deze circulaire geldt ook voor werknemers uit de publieke sector, waaronder dus personeelsleden van de lokale besturen, en overstijgt bovendien de context rond COVID-19. Ook de RSZ werkt aan een standpuntinname hieromtrent. Van zodra daar meer over geweten is, hoort u weer van ons!
1. Forfaitaire kostenvergoeding
De werkgever kan werknemers die structureel en regelmatig thuiswerken, een forfaitaire kostenvergoeding geven van maximum 154,74 euro per maand toekennen. Dit bedrag is niet onderworpen aan de fiscale indexeringsregels.
Onder structureel thuiswerk wordt begrepen: het equivalent van één werkdag per week (bijv. één volledige werkdag per week, twee halve werkdagen per week of meerdere dagen van een paar uur die worden gepresteerd tijdens de normale arbeidstijd). De beoordeling hiervan gebeurt op maandbasis. Dus de werknemer mag ook aan werknemers die deeltijds werken maar wel aan deze voorwaarde voldoen, deze forfaitaire kostenvergoeding onverminderd toekennen.
Deze forfaitaire vergoeding dekt alle kantoorkosten, zoals huur van een kantoorruimte, aankoop van kantoorbenodigdheden, nutsvoorzieningen, onderhoud, verzekering, snacks en koffie ...
2. Terugbetaling van kantoormeubilair
Onder kantoormeubilair/informaticamateriaal wordt begrepen (limitatieve lijst):
- bureaustoel;
- bureautafel;
- bureaukast;
- functionele bureaulamp;
- een tweede computerbeeldscherm;
- printer/scanner;
- toetsenbord;
- muis, voetmuis, trackpad of trackball;
- hoofdtelefoon;
- specifieke apparatuur die personen met een handicap nodig hebben om vlot te kunnen werken met de pc.
De fiscus accepteert dat terugbetalingen van kantoormeubilair/informaticamateriaal uit bovenstaande lijst worden aangemerkt als een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever, zonder dat deze terugbetalingen van de forfaitaire kantoorvergoeding in mindering moeten worden gebracht, mits:
- deze gebaseerd zijn op werkelijke bewijsstukken; en
- verband houden met investeringen die noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze te kunnen uitvoeren.
De werkgever moet de bewijsstukken ter beschikking houden.
In geval van deeltijdse prestaties moet het bedrag van dergelijke terugbetalingen niet evenredig worden verminderd (maar dat mag wel) in functie van het aantal uren van de arbeidsovereenkomst.
3. Forfaitaire vergoeding voor het professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting en -abonnement
Wanneer het internet door de werknemer werkelijk wordt gebruikt in het kader van thuiswerk, mag de tussenkomst van de werkgever forfaitair worden vastgesteld tot maximum 20 euro per maand. In geval van deeltijdse prestaties moet het maximumbedrag niet evenredig worden verminderd. Dit forfaitair wordt enkel aanvaard door de fiscus indien de werkgever niet op andere manieren tussenkomt in de internetaansluiting.
Onder 'internetaansluiting' wordt verstaan, alle apparatuur die verband houdt met de aansluiting van de pc op het internet ongeacht het gebruikte systeem (telefoonkabel, ADSL, VDSL, ...). Onder 'internetabonnement' wordt verstaan, de verstrekking door een 'provider' of verstrekker van toegang tot het internet.
4. Forfaitaire vergoeding voor het professioneel gebruik van een privécomputer, eigen tweede computerbeeldscherm, printer/scanner
Wanneer de privécomputer door de werknemer werkelijk wordt gebruikt in het kader van thuiswerk, mag de tussenkomst van de werkgever forfaitair worden vastgesteld tot maximum 20 euro per maand. In geval van deeltijdse prestaties moet het maximumbedrag niet evenredig worden verminderd.
De administratie aanvaardt de toekenning van dit forfait op voorwaarde dat de werkgever niet op een andere manier in deze kosten tussenkomt (bijv. door een deel van de aankoopprijs van de computer ten laste te nemen of zelf in een draagbare pc of tablet te voorzien).
Wanneer het enkel het gebruik van een privé tweede beeldscherm of printer/scanner zonder computer betreft, geldt deze forfaitaire tussenkomst van 20 euro niet, maar geldt een maximumvergoeding van 5 euro per maand per item gedurende maximaal 3 jaar, met een absolute begrenzing van maximaal 10 euro per maand. Deze maximumbedragen moeten niet evenredig worden verminderd in geval van deeltijdse prestaties.
5. Terbeschikkingstelling van kantoormeubilair/informaticamateriaal
Indien de werkgever beslist om goederen uit de bovenstaande limitatieve lijst (zie punt 2) ter beschikking te stellen aan de werknemer zodat deze de beroepsactiviteit op normale wijze kan uitvoeren, geeft dit geen aanleiding geeft tot het belasten van een voordeel van alle aard.
Deze terbeschikkingstelling heeft ook geen invloed op het bedrag van de forfaitaire kostenvergoeding. Die betreft immers de terugbetaling van andere kosten.
Aangezien het hier gaat om een terbeschikkingstelling van het materiaal door de werkgever, is de werknemer geen eigenaar, noch titularis van het materiaal.
De terbeschikkingstelling van goederen die de behoeften van thuiswerk op onredelijke wijze overstijgen (bijv. een dure design bureautafel, …) geeft wel aanleiding tot een belastbaar voordeel van alle aard. Dat kan worden afgemeten door de vergelijking te maken met het kantoormeubilair/informaticamateriaal dat de werkgever in normale omstandigheden ter beschikking stelt op de werkvloer. Al wat daar boven uitstijgt wordt hier beoogd.
