Corona stelde lokale vrijwilligerswerkingen voor bijzondere uitdagingen. Door de vloedgolven aan vrijwilligers in deze pandemie kwam vrijwilligerswerk tegelijkertijd sterk in the picture te staan. Lokale besturen voelen in die veranderende context meer en meer de nood om werk te maken van een steviger vrijwilligersbeleid. Deze evolutie is al enkele jaren aan de gang maar de coronacrisis heeft dit ontegensprekelijk versneld. In dit artikel bekijken we deze evoluties kort van naderbij en laten we verder ook Denise Beerten van gemeente Heist-op-den-Berg aan het woord over hoe zij dat momenteel aanpakken.
De impact van Corona
Corona heeft hevig huisgehouden in vrijwilligersland. Vrijwilligerswerkingen, ook binnen lokale besturen, moesten de afgelopen periode continu schakelen en zich blijven heruitvinden om toch nog veilig activiteiten te organiseren. Ook werd overgeschakeld naar digitaal vrijwilligerswerk. Sommige werkingen zitten nog steeds met de handen in het haar. De vermoeidheid slaat toe bij vrijwilligers. Sommige vrijwilligers dreigen definitief af te haken.
Het belang en de kracht van lokaal vrijwilligerswerk werden zeer zichtbaar door de coronapandemie. Het gemis was groot toen vrijwilligers noodgedwongen hun activiteiten moeten stopzetten. Vrijwilligers zijn meer dan ooit fundamenteel gebleken voor het sociale leven in de buurten.
Zo stonden tijdens de eerste lockdown meteen heel wat mensen paraat om hun buren te helpen, om voor hen te winkelen, de hond uit te laten, een telefoontje te doen, mondmaskers te maken en te verdelen, …
Ook voor lokale besturen was het een herontdekking van vrijwillige energie in de lokale gemeenschap. Vele zetten een digitaal loket op hun website om hulpvragers en -aanbieders te matchen. Een ander voorbeeld hiervan zijn de vaccinatiecentra, die kunnen rekenen op de steun van een legioen aan vrijwilligers. Ook bij een verlenging en intensivering van de vaccinatiecampagne blijken vrijwilligers nog steeds erg bereid zijn om te helpen.
Gemeente Heist-op-den-Berg aan het woord: uitbouw van het vrijwilligersbeleid
Lokaal vrijwilligerswerk kwam deze periode dus nog meer op de voorgrond. Dit doet de besturen bewust worden van het belang om verder te investeren in de ondersteuning van het lokale vrijwilligerswerk.
Een goede coördinatie van vrijwilligerswerk op lokaal niveau is erg belangrijk gebleken, zowel intern als extern. Waar liggen de noden van de eigen diensten en verenigingen en hoe kunnen we hier vanuit het lokaal bestuur een antwoord op bieden? Hoe kan het lokaal bestuur het lokale vrijwilligerswerk een boost geven?
Meer en meer besturen kiezen er voor om een verantwoordelijke aan te werven die de coördinatie van het vrijwilligersbeleid vorm geeft. Maar hoe pakken ze dat concreet aan? We leggen ons oor te luisteren bij Denise Beerten, die als deskundige vrijwilligerswerk in Heist-op-den-Berg instaat voor een gecoördineerd vrijwilligersbeleid.
Wat was de aanleiding om een geïntegreerd vrijwilligersbeleid over alle diensten heen te ontwikkelen?
Denise: Er is binnen ons lokaal bestuur een lange traditie van werken met vrijwilligers. Meer dan 20 teams schakelen vrijwilligers in en elk team heeft een eigen invulling gegeven aan het werken met vrijwilligers. Op zich is dat niet slecht, want ieder team heeft zijn eigenheid. Ik werd het aanspreekpunt voor wie er vanuit het lokale bestuur vragen over had.
Door bij al die zaken betrokken te zijn, begon het me op te vallen dat er heel wat punten waren die we dienden aan te pakken. Ik merkte een groot verschil in aanpak van vrijwilligers: over sommige vrijwilligers bekommerde niemand zich, dezelfde vragen kwamen steeds terug, het lukte moeilijk om iedereen die met vrijwilligers werkte te informeren, … Meer en meer werden we er ons van bewust dat het gemakkelijker zou zijn om spelregels op te stellen en dat dat voor de vrijwilligers zelf ook aangenamer zou zijn. Van daaruit groeide die nood, kwam er eind 2020 een extra personeelsmedewerker bij en schakelen we nu een versnelling hoger.
Heeft corona een impact gehad?
Denise: Corona is niet de aanleiding geweest om aan het ‘beleidsplan vrijwilligers’ te beginnen. De aanleiding was eerder het begin van de nieuwe beleidsperiode in 2019, waar we bij de opmaak van het nieuwe meerjarenplan budgetten ter beschikking hebben gesteld voor vrijwilligerswerk. Corona zorgde voor een versnelling. In de periode dat er vrijwilligers ingezet werden voor taken rond corona kwamen er meer vragen van verschillende teams die daarop inzetten en toen werd de nood aan een gecoördineerd beleid (nog meer) voelbaar. Dankzij corona is de motivatie om er samen aan te werken enkel groter geworden.
Hoe ver staan jullie nu?
Denise: We hebben het hele traject van het opstellen van een vrijwilligersbeleidsplan in vier fasen opgedeeld, gespreid over twee jaar. De eerste fase ging over structuur en omkadering.Wanneer ben je vrijwilliger? Wat doe je wanneer je de eerste keer een vrijwilliger inschakelt? Wie is voor wat verantwoordelijk en heeft welke taken? Hoe beheer je je vrijwilligersgegevens? … De tweede fase focuste op aan de slag gaan met vrijwilligers: vrijwilligers werven, onthalen, coachen, motiveren, waarderen, evalueren, uitzwaaien. In de derde fase zullen we verruimen en eventueel vertalen naar externe vrijwilligers en nog meer inzetten op het digitaal vrijwilligersloket. De vierde fase zal gaan over evalueren en bijsturen. We zitten nu in de tweede fase.
Welke tips heb je voor andere lokale besturen die een vrijwilligersbeleid willen uitwerken?
Denise: Giet een plan als dit in een project waar duidelijk in staat wat je wil bereiken: waar wil je afspraken over maken en waar wil je antwoorden op? Je moet ook niet te snel willen gaan.Met deadlines werken (bv. per fase) helpt je wel om ergens naartoe te werken. Het werken in fases is voor ons een goede zet geweest.
Betrek iemand die iets verder van de dagelijkse praktijk af staat en die dus meer de kritische vragen kan stellen. Voor we hieraan begonnen hebben we met de hulp van het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk een visie ontwikkeld waarin we vijf krachtlijnen benoemd hebben die we rond het werken met vrijwilligers belangrijk vinden. Die begeleiding was een meerwaarde omdat we echt bevraagd werden over dingen die we er in wilden zetten, die we al deden, die we belangrijk vonden, … Ook in de tweede fase werden we begeleid door het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk.
Verder is het belangrijk om het beleid te betrekken zodat ze achter hetgeen je in afspraken aan het gieten bent, staan. En, last but not least, probeer niet om iedereen alles op exact dezelfde manier te laten doen. Je moet ervoor zorgen dat elk team nog zijn eigenheid kan bewaren. Dat is tegelijk ook de uitdaging waar we voor onze volgende fase voor staan.
Aan de slag met vrijwilligerwerk: tools & tips!
Handige tools
Het Vlaams Steunpunt biedt enkele handige instrumenten aan om lokale besturen te ondersteunen:
Tools.vrijwilligerswerk.be: met deze tool bouw je in 1-2-3 een digitaal vrijwilligersloket waarmee je vacatures van www.vrijwilligerswerk.be en informatie kunt aanbieden op je website.
Assist: beheer je vrijwilligersgegevens eenvoudig online met Assist. Zo verlies je geen tijd aan paperassen en ben je zeker van een innovatieve vrijwilligerswerking.
Zoek een Wéldoener
Tijdens de Week van de Vrijwilliger 2022 van 27 februari tot 6 maart willen we samen met Radio 2 1000 Wéldoeners laten proeven van vrijwilligerswerk. Meld je lokaal bestuur alvast aan op weldoener.be en bedenk een specifieke vrijwilligersvacature die vrijwilligers gedurende twee uur kunnen uitoefenen. Je kan uiteraard ook de organisaties in je gemeente of stad aansporen om vacatures te plaatsen. Verspreid het woord, trommel iedereen op en word een échte Wéldoenersgemeente!
SOS Vrijwilliger
De onkostenvergoeding van naald tot draad uitgelegd of interviews met bv’s en professors: in het eenmalige themamagazine SOS Vrijwilligers lees je het allemaal. Ook burgemeesters en vzw’s doen een boekje open. Bestel kan via onderstaande tegel.
Meer weten over vrijwilligersbeleid in lokale besturen?
Ontdek hoe je in je bestuur een volwaardig vrijwilligersbeleid op poten kan zetten op www.vlaanderenvrijwilligt.be of contacteer Jan Verdée, stafmedewerker ondersteuning en lokale besturen via jan@vsvw.be.
